Kurz gesagt
Beim KI-Einsatz bleiben fünf Entscheidungen bei der Geschäftsführung, weil sie festlegen, wo das Unternehmen Risiko trägt: die Richtung, die bewussten Ausnahmen, die Grenze bei vertraulichen Daten, das Urteil über geschäftsnahe Vorhaben mit vertraulichen Daten und die Ordnung der Zuständigkeiten selbst. Fast alles andere lässt sich abgeben, wenn es jemandem ausdrücklich übertragen ist. Eine Lücke entsteht deshalb leicht dort, wo eine Aufgabe niemandem gehört. Für Ihr Unternehmen heißt das: Schreiben Sie auf, wer was entscheidet.
Warum die Frage sich überhaupt stellt
Für manche Themen gibt die Organisation die Zuständigkeit vor. Einkauf gehört zum Einkauf, Personal zur Personalabteilung, Technik zur IT. KI passt in keine dieser Schubladen vollständig. Sie wird eingekauft wie Software, verändert Arbeitsweisen wie eine Organisationsentscheidung, berührt Daten wie ein Datenschutzthema und kann das Geschäft selbst verändern wie eine strategische Frage.
Daraus entstehen zwei Fehlbilder, die beide naheliegen. Im ersten wird KI der IT zugeordnet, weil sie technisch aussieht. Die IT entscheidet dann über Dienste, aber nicht darüber, wofür sie im Geschäft da sein sollen, weil das nicht ihre Frage ist. Im zweiten wird KI zur Chefsache erklärt, und jede Einzelfrage landet bei der Geschäftsführung, die damit zum Engpass wird. In beiden Fällen fehlt eine Ordnung, die sagt, was bei wem liegt.
Was bei der Geschäftsführung bleibt
Fünf Entscheidungen lassen sich nicht sinnvoll abgeben, weil sie festlegen, wo das Unternehmen Aufmerksamkeit, Geld und Risiko einsetzt.
Die Richtung. Wofür KI im Unternehmen da sein soll, bei welchen Aufgaben es besser werden will und wo nicht. Vorbereitet werden kann sie von anderen, beschlossen wird sie von der Geschäftsführung. Wie sie entsteht, steht in Wofür wir KI einsetzen wollen: eine gemeinsame Richtung finden.
Die bewussten Ausnahmen. Felder, in denen das Unternehmen KI für absehbare Zeit nicht einsetzen will, mit ihrer Begründung. Eine Ausnahme, die unterhalb der Geschäftsführung beschlossen wird, gilt im Haus leicht als Meinung einer Abteilung.
Die Grenze bei vertraulichen Daten. Mit welchen Daten in welchen Diensten gearbeitet werden darf, ist eine Abwägung zwischen Nutzen und Schutz, und diese Abwägung trifft die Stelle, die für beides geradesteht. Die Umsetzung in Regeln kann jemand anderes übernehmen; wie solche Regeln aufgebaut sind, steht in Regeln für den KI-Einsatz: Freiräume, Schutz und Grenzen.
Das Urteil über geschäftsnahe Vorhaben. Ob ein KI-Vorhaben, das mit vertraulichen Daten nah am Geschäft arbeitet, begonnen, fortgesetzt, geändert oder beendet wird. Die Kriterien dafür werden vorher vereinbart, und das Urteil fällt auf ihrer Grundlage. Das entspricht der Regel für Umstiege in Einen Umstieg planen: Reihenfolge, Aufwand, Prioritäten: Wer über den Abbruch entscheidet, steht vor dem Start fest, und es ist die Geschäftsführung. Wie ein Vorhaben bewertet wird, steht in KI-Vorhaben bewerten: fortsetzen, ändern oder beenden.
Die Ordnung der Zuständigkeiten selbst. Wer für was zuständig ist, entscheidet die Geschäftsführung. Das klingt selbstverständlich und ist genau die Aufgabe, die liegen bleibt, wenn KI nebenbei ins Haus kommt.
Was sich abgeben lässt
Alles andere kann übertragen werden, und vieles sollte es, weil es Kenntnisse verlangt, die näher an der Arbeit liegen als an der Geschäftsführung.
Die Auswahl von Diensten innerhalb der Regeln. Welcher Dienst für ein Einsatzfeld taugt, kann ein Bereich zusammen mit der IT entscheiden, solange die Grenzen für Daten und Verträge feststehen.
Die Pflege von gemeinsamem Kontext. Anweisungen, Vorlagen und Wissenssammlungen, die mehrere Menschen nutzen, brauchen eine verantwortliche Person, die aus dem Fach kommt und nicht aus der Technik. Warum das so ist, steht unter Zuständigkeit in „Den Kontext behalten: Wissen, Zugriff und Weiternutzung".
Die Organisation des Lernens. Welche Lerngelegenheiten es gibt und wer sie wahrnimmt, kann eine Personal- oder Fachfunktion planen. Was dabei Führungsaufgabe bleibt, steht in Führungskräfte und Mitarbeitende für KI befähigen.
Die Vorbereitung von Bewertungen. Zahlen zusammentragen, Beteiligte befragen, eine Vorlage schreiben: Das können andere, und KI kann dabei helfen. Das Urteil über geschäftsnahe Vorhaben bleibt oben.
Die Antwort auf Einzelfragen. Ob ein bestimmter Text mit einem bestimmten Dienst bearbeitet werden darf, beantwortet die Regel oder die Person, die für die Regel zuständig ist, nicht die Geschäftsführung.
Drei Rollen, die besetzt sein sollten
Aus dieser Aufteilung ergeben sich drei Rollen. Sie müssen keine eigenen Stellen sein; in einem mittelständischen Unternehmen können sie Teil bestehender Aufgaben werden.
| Rolle | Aufgabe | Wer sie übernehmen kann |
|---|---|---|
| Koordination des KI-Einsatzes | hält Richtung und Regeln aktuell, sammelt Fragen, bereitet Entscheidungen der Geschäftsführung vor | eine Person aus der Geschäftsleitung oder mit direktem Zugang zu ihr |
| Verantwortung je Vorhaben | führt ein Vorhaben, hält die vereinbarten Kriterien im Blick, meldet, wenn eines verfehlt wird | die Leitung des Bereichs, in dem das Vorhaben wirkt |
| Verantwortung je gemeinsamem Kontext | pflegt Anweisungen, Vorlagen und Wissenssammlungen, nimmt Veraltetes heraus | eine Person aus dem Fach, dem der Inhalt gehört |
Wichtiger als die Namen der Rollen ist, dass jede Aufgabe genau einer Person gehört und dass diese Person das weiß. Eine Zuständigkeit, die zwei Bereiche teilen, läuft Gefahr, von keinem wahrgenommen zu werden.
Die Zuständigkeiten aufschreiben
Die Ordnung passt auf eine Seite und kann an die Richtung angehängt werden. Sie nennt für jede der fünf Entscheidungen, die bei der Geschäftsführung bleiben, wie sie vorbereitet wird. Sie nennt für jede übertragene Aufgabe die Person oder Funktion, die sie übernimmt. Und sie nennt die Stelle, an die sich jemand wendet, der eine Frage hat, die keine Regel beantwortet.
Der letzte Punkt ist unscheinbar. Ohne eine solche Stelle bleibt einer Mitarbeiterin mit einer unklaren Frage die Wahl zwischen Nichtstun und eigenem Ermessen. Beides ist für das Unternehmen schlechter als eine Antwort.
Wenn es schon Zuständigkeiten gibt
Läuft KI im Unternehmen schon, gibt es möglicherweise auch schon Zuständigkeiten, die nirgends stehen. Ein Teamleiter hat ein Konto angelegt und entscheidet faktisch, wer es nutzt. Eine Mitarbeiterin hat die Anweisungen geschrieben, mit denen alle arbeiten. Die IT hat einen Dienst freigegeben, ohne dass jemand gefragt hätte, wofür.
Solche gewachsenen Zuständigkeiten sind kein Fehler, und sie sind ein guter Ausgangspunkt. Sichten Sie sie, bevor Sie Rollen neu besetzen: Wer entscheidet heute tatsächlich was? Deckt sich das mit den fünf Entscheidungen, die bei der Geschäftsführung bleiben sollen? Wo trägt jemand eine Verantwortung, die ihm niemand übertragen hat, und weiß er das?
Das Ergebnis muss keine neue Organisation sein. Es kann genügen, das Bestehende ausdrücklich zu machen, einzelne Aufgaben zu verschieben und die Lücken zu schließen. Wer eine Aufgabe bisher ohne Auftrag getragen hat, sollte gefragt werden, ob er sie behalten will, bevor sie ihm übertragen oder genommen wird.
Selbst mit KI arbeiten
Die fünf Entscheidungen, die bei der Geschäftsführung bleiben, setzen ein Urteil voraus: wo KI im eigenen Geschäft trägt, wo ihre Ergebnisse geprüft werden müssen, wie viel Aufwand eine Prüfung kostet. Dieses Urteil lässt sich aus Vorlagen allein schwer bilden, und wir halten die eigene Arbeit mit KI deshalb für einen Teil der Aufgabe. Warum das so ist und wie die Geschäftsführung KI für eigene Entscheidungen nutzt, ohne sie abzugeben, steht in Entscheidungen mit KI vorbereiten, ohne sie abzugeben; was die eigene Nutzung für das Befähigen der übrigen Führungskräfte bedeutet, in Führungskräfte und Mitarbeitende für KI befähigen.
Ein konstruiertes Beispiel
Beim erfundenen Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitenden, den dieses Portal durch alle Stränge begleitet, hat die Geschäftsführerin eine Richtung beschlossen. Offen ist, wer was tut.
Zuerst sichtet sie, was schon besteht. Der Teamleiter in der Konstruktion, der das Konto für die Variantenprüfung angelegt hat, entscheidet seit Monaten, wer es nutzt und welche Daten hineingehen. Die Anweisungen, mit denen im Vertrieb Angebotstexte entstehen, stammen von einer erfahrenen Vertriebsmitarbeiterin. Beides war nirgends festgehalten.
Die Koordination übernimmt der kaufmännische Leiter, der ohnehin an der Geschäftsleitung teilnimmt. Die beiden Vorhaben mit vertraulichen Daten führen die Leitungen der Bereiche, in denen sie wirken: die Variantenprüfung der Konstruktionsleiter, die Angebotstexte der Vertriebsleiter. Über Fortsetzung oder Abbruch entscheidet jeweils die Geschäftsführerin nach den vereinbarten Kriterien. Die Vertriebsmitarbeiterin pflegt die Vorlagen für Angebotstexte weiter, jetzt mit ausdrücklichem Auftrag. Die Auswahl des Dienstes für die Angebotstexte übernehmen Vertrieb und IT gemeinsam, innerhalb der Grenze, die die Geschäftsführerin für Kundendaten gezogen hat.
Beim Aufschreiben fällt eine Lücke auf. Das Konto der Konstruktion stand in der Bestandsaufnahme der digitalen Abhängigkeiten, galt dort aber nicht als kritischer Zugang und bekam deshalb keine zweite Person. Mit dem Vorhaben wird es einer. Die Frage, wer es übernimmt, wenn der Teamleiter nicht verfügbar ist, geht an die Koordination.
Häufige Fragen
Brauchen wir einen eigenen KI-Beauftragten?
Nicht zwingend als eigene Stelle. Die Aufgabe der Koordination muss aber jemandem gehören, und diese Person braucht Zugang zur Geschäftsführung, weil sie deren Entscheidungen vorbereitet. In einem mittelständischen Unternehmen kann das eine Person aus der Geschäftsleitung sein, die diese Aufgabe zusätzlich übernimmt. Eine eigene Stelle lohnt eher dann, wenn mehrere geschäftsnahe Vorhaben gleichzeitig laufen und die Koordination sonst neben dem Tagesgeschäft untergeht.
Kann die IT die Verantwortung für KI übernehmen?
Die IT kann Dienste auswählen, betreiben und absichern, und dafür ist sie die richtige Stelle. Die Frage, wofür KI im Geschäft da sein soll, ist aber keine technische, und die IT hat dafür weder den Auftrag noch zwangsläufig die Informationen. Wer die IT zur Gesamtverantwortlichen macht, bekommt einen gut betriebenen Einsatz ohne Richtung. Sinnvoll ist, die IT für den Betrieb zuständig zu machen und die Richtung bei der Geschäftsführung zu lassen.
Was, wenn die Geschäftsführung wenig Zeit für das Thema hat?
Dann ist die Ordnung der Zuständigkeiten umso wichtiger. Die fünf Entscheidungen, die bei der Geschäftsführung bleiben, fallen nicht jede Woche an: Die Richtung wird in größeren Abständen beschlossen, und über ein Vorhaben wird zu Beginn und an seinen Bewertungsterminen entschieden. Wer diese Entscheidungen gut vorbereitet bekommt und den Rest klar übertragen hat, kann das Thema neben dem Tagesgeschäft führen, vorausgesetzt, er nimmt sich genug Zeit, um KI selbst zu kennen.
Was, wenn zu viele Entscheidungen bei der Geschäftsführung landen?
Dann ist das ein Befund über die Ordnung, nicht über die Geschäftsführung. Möglicherweise sind zu viele Felder als geschäftsnah mit vertraulichen Daten eingeordnet; dann lohnt ein zweiter Blick auf die Ordnung in der Richtung. Oder Einzelfragen landen oben, weil die Regel sie nicht beantwortet; dann gehört die Antwort in die Regel und an die Stelle, die für sie zuständig ist. Die Geschäftsführung sollte über Vorhaben entscheiden, nicht über jeden einzelnen Einsatz darin.
