KI im Unternehmen führen: Richtung geben, Menschen befähigen

Kurz gesagt

KI im Unternehmen zu führen heißt, eine Richtung zu geben, Verantwortung zu ordnen und Menschen zu befähigen, nicht nur Regeln zu erlassen. Zwischen dem Versuch, jede Frage selbst zu entscheiden, und dem Verzicht auf jede Steuerung liegen fünf Aufgaben: Richtung, Verantwortung, Regeln, Befähigen, Bewerten. In welcher Reihenfolge sie anstehen, hängt an einer Frage: Läuft schon ein KI-Einsatz mit vertraulichen Daten oder nah am Geschäft? Für Ihr Unternehmen heißt das: Stellen Sie zuerst fest, wer KI wofür nutzt, und wählen Sie danach den Weg.

Was Führung beim KI-Einsatz bedeutet

Zuständigkeiten, Budgets und Rechtsfragen gehören zum KI-Einsatz, aber sie sind nicht das Ganze. Führung beim KI-Einsatz hat drei Seiten, und alle drei sind gleich wichtig.

Richtung geben. Festlegen, bei welchen Aufgaben das Unternehmen durch KI besser werden will und wo es bewusst nichts ändert, und das so sagen, dass es im Haus ankommt. Ohne Richtung entscheidet jede Person selbst, und das Unternehmen erfährt davon spät.

Verantwortung ordnen. Klären, was die Geschäftsführung selbst entscheidet, was sie überträgt und an wen. Eine Lücke entsteht hier leicht dort, wo eine Aufgabe niemandem gehört.

Menschen befähigen. Dafür sorgen, dass Führungskräfte und Mitarbeitende KI in ihrer Arbeit sinnvoll nutzen und ihre Ergebnisse prüfen können. Das schließt die Führung selbst ein: Wer über den KI-Einsatz entscheidet, sollte ihn aus eigener Anschauung kennen.

Aus den drei Seiten werden die fünf Aufgaben dieses Leitfadens. Richtung, Verantwortung und Befähigen sind die drei Seiten selbst. Regeln und Bewertung kommen hinzu, weil sie die Seiten im Alltag wirksam machen: Die Regel übersetzt die Richtung in das, was erlaubt ist, und die Bewertung zeigt, ob die Richtung trägt.

Warum diese Frage der Geschäftsführung gehört

Naheliegend ist, den KI-Einsatz der IT zu übertragen oder einem Bereich, der sich dafür begeistert. Beide können viel beitragen. Die IT kann beurteilen, unter welchen Bedingungen ein Dienst arbeitet und wohin die Daten gehen. Ein Fachbereich weiß, wo KI in seiner Arbeit trägt. Keiner von beiden kann entscheiden, bei welchen Aufgaben das ganze Unternehmen besser werden will und welches Risiko es dafür eingeht.

Genau diese Entscheidung steckt im KI-Einsatz. Sie verteilt Budget und Aufmerksamkeit, sie legt fest, welche vertraulichen Informationen in fremde Dienste gehen dürfen, und sie bestimmt, auf welche Ergebnisse sich Vorgänge im Haus stützen. Das sind Fragen über die Ausrichtung des Unternehmens, keine über ein Werkzeug.

Dazu kommt eine Besonderheit. Ein Warenwirtschaftssystem kommt über ein Projekt ins Haus, und das Projekt landet auf dem Tisch der Geschäftsführung. KI kann über einzelne Nutzung kommen, ohne Antrag und ohne Beschluss. Wer wartet, bis eine Entscheidung vorgelegt wird, findet sie womöglich schon getroffen vor, verteilt auf viele Personen, von denen jede für sich vernünftig gehandelt hat. Führung heißt hier, diese verteilten Entscheidungen sichtbar zu machen und ihnen eine gemeinsame Richtung zu geben.

Führen, was man selbst kennt

Wer über den KI-Einsatz im Unternehmen entscheidet, sollte ihn aus der eigenen Arbeit kennen. Wir empfehlen deshalb, dass die Geschäftsführung KI selbst nutzt, und zwar nicht nur zum Ausprobieren, sondern für die eigenen Entscheidungen.

Das heißt nicht, dass die KI entscheidet. Es heißt, dass die Geschäftsführung ihren eigenen Kontext einbringt, also das Wissen über Lage, Ziele und Menschen, das in keiner Vorlage vollständig steht, und damit die Grundlage verbreitert, auf der sie entscheidet. Die Beiträge der KI werden dabei geprüft wie jede andere Vorlage. Wer so arbeitet, kennt die Grenzen aus eigener Anschauung und kann Vorlagen aus dem Haus gezielter befragen. Die eigene Praxis setzt zudem einen Maßstab: Wer KI-Ergebnisse selbst prüft, kann dieselbe Sorgfalt glaubwürdig von anderen verlangen.

Wie die Geschäftsführung KI für eine einzelne Entscheidung nutzt, ohne sie abzugeben, steht in Entscheidungen mit KI vorbereiten, ohne sie abzugeben. Warum die eigene Nutzung zu den Aufgaben gehört, die nicht delegiert werden, steht in Was die Geschäftsführung beim KI-Einsatz selbst klären muss.

Erst die Lage feststellen

Bevor eine Richtung entsteht, lohnt ein ehrlicher Blick auf das, was schon geschieht. KI kommt nicht zwingend über einen Beschluss ins Unternehmen: Ein Team probiert einen Dienst aus, eine Mitarbeiterin arbeitet mit einem privaten Konto, ein Bereich schließt eine Lizenz ab. Die Lagebestimmung macht diesen Einsatz sichtbar, und sie ist der Ort in diesem Strang, an dem er erhoben wird.

Vier Fragen genügen.

Wer nutzt KI? Welche Bereiche, welche Personen, auch über private Konten. Die Frage zielt auf Nutzung, nicht auf Einkauf, denn ein Dienst kann ohne Bestellung im Einsatz sein.

Wofür? Für welche Aufgaben, in einem Satz je Aufgabe. „Angebotstexte vorbereiten" sagt mehr als „Textgenerator".

Mit welchen Daten? Öffentliche, interne oder vertrauliche Informationen, in der Einteilung, die in Den Kontext behalten: Wissen, Zugriff und Weiternutzung beschrieben ist.

Unter wessen Bedingungen? Ein Firmenkonto mit geprüften Bedingungen, ein Firmenkonto, das jemand auf eigene Faust angelegt hat, ein privates Konto.

Die Fragen sollten so gestellt werden, dass sie nicht nach Kontrolle klingen. Wer befürchtet, für seine bisherige Nutzung gerügt zu werden, antwortet vorsichtig, und das Bild wird unvollständig. Die Antworten bleiben trotzdem Selbstauskünfte. Gleichen Sie sie mit dem ab, was die IT über Konten, Lizenzen und Abrechnungen weiß, und mit einer Bestandsaufnahme der digitalen Abhängigkeiten, wenn es sie gibt; wie diese angelegt wird, beschreibt Die eigenen digitalen Abhängigkeiten erfassen. Was in keiner der Quellen auftaucht, ist nicht unbedingt nicht da, und eine zweite Runde nach einigen Wochen kann mehr finden, wenn die erste ohne Vorwurf verlaufen ist.

Zwei Wege durch dieselben Aufgaben

Die Aufgaben sind für jedes Unternehmen dieselben. Die Reihenfolge hängt an einer Frage, die sich nach der Lagebestimmung beantworten lässt: Läuft bereits ein KI-Einsatz mit vertraulichen Daten oder in einem Feld nah am Geschäft? Ob er geordnet ist, spielt dafür keine Rolle. Lautet die Antwort nein, gehen Sie den ersten Weg; lautet sie ja, den zweiten.

Der zweite Weg beginnt mit der Bewertung, weil sie zeigt, was die Richtung berücksichtigen muss, und weil ein Einsatz mit vertraulichen Daten nicht warten sollte, bis eine Richtung beschlossen ist. Wer erst anfängt, hat nichts zu bewerten und beginnt mit der Richtung. Die Abschnitte unten folgen der Reihenfolge des ersten Wegs.

Die Richtung festlegen

Die Richtung beantwortet, bei welchen Aufgaben das Unternehmen durch KI besser werden will, welche es bewusst lässt, wie sie sind, und woran es merken würde, dass die Richtung falsch war. Sie wählt Einsatzfelder nach ihrem Beitrag zu den Zielen des Unternehmens aus und ordnet sie nach der Tragweite eines Fehlers und nach der Art der Daten; daraus folgt, wie viel Aufmerksamkeit ein Feld braucht. Sie wird von der Geschäftsführung beschlossen und im Haus so vermittelt, dass Mitarbeitende an ihr ablesen können, was gewollt ist. Wie sie entsteht, steht in Wofür wir KI einsetzen wollen: eine gemeinsame Richtung finden.

Die Verantwortung ordnen

Bei der Geschäftsführung bleibt, was festlegt, wo das Unternehmen Risiko trägt, darunter die Richtung und das Urteil über geschäftsnahe Vorhaben mit vertraulichen Daten; alles andere lässt sich übertragen, wenn es jemandem ausdrücklich übertragen ist. Welche Entscheidungen das im Einzelnen sind und welche Rollen besetzt sein sollten, steht in Was die Geschäftsführung beim KI-Einsatz selbst klären muss.

Die Regeln setzen

Eine Regel für den KI-Einsatz beginnt mit Freiräumen statt mit Verboten, weil ein Verbot die Nutzung unsichtbar machen kann, statt sie zu beenden. Sie sagt, was erlaubt und gewollt ist, welche Daten in welche Dienste dürfen, wie Ergebnisse geprüft werden und was geschieht, wenn etwas schiefgeht. Dazu kommen zwei Rechtsgrundlagen, die den KI-Einsatz als solchen betreffen: die KI-Verordnung zur KI-Kompetenz und die Rechte des Betriebsrats. Aufbau, Arbeitshilfe und die referierten Rechtsgrundlagen stehen in Regeln für den KI-Einsatz: Freiräume, Schutz und Grenzen.

Menschen befähigen

Befähigen heißt, dass Menschen im eigenen Arbeitsfeld wissen, was gilt, gute Fragen stellen und Ergebnisse prüfen können, und dass geübt und nachgesehen wird, ob das Prüfen trägt. Gelernt wird an echten Aufgaben aus den Einsatzfeldern der Richtung, beginnend bei den Führungskräften. Wie das aussieht, steht in Führungskräfte und Mitarbeitende für KI befähigen.

Vorhaben bewerten

Ein KI-Vorhaben wird an Kriterien gemessen, die vor dem Start feststehen, und der erwartete Nutzen wird mit der Zeit gegengerechnet, die das Prüfen der Ergebnisse kostet. Am Termin sind drei Ergebnisse gleichwertig: fortsetzen, ändern, beenden. Für einen Einsatz, der schon ohne solche Kriterien läuft, beschreibt der Baustein einen eigenen Einstieg unter Wenn ein Vorhaben schon läuft. Kriterien, Vergleich und die Fragen beim Beenden stehen in KI-Vorhaben bewerten: fortsetzen, ändern oder beenden.

Was am Ende auf dem Tisch liegt

Wer die fünf Aufgaben durchgeht, hat danach wenige, kurze Arbeitsgrundlagen, die zusammen die Grundlage für die Führungsrunde bilden. Halten Sie jede so kurz, dass sie gelesen wird.

Ein konstruiertes Beispiel

Der erfundene Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitenden und zwei Standorten, der dieses Portal durch alle Stränge begleitet, hat seine digitalen Abhängigkeiten bereits erfasst. Die Liste enthält auch die KI-Dienste, aber ihre Einträge beruhen nur auf Auskunft der IT: Wer sie wofür nutzt und welche Daten tatsächlich hineingehen, hatte niemand erfragt. Die Lagebestimmung zeigt: Ein Team in der Konstruktion prüft seit Monaten Varianten von Standardbaugruppen mit einem KI-Dienst, über ein Firmenkonto, das ein Teamleiter angelegt hat, und dabei gehen Konstruktionsdaten in den Dienst. Im Vertrieb schreiben mehrere Personen Angebotstexte mit privaten Konten. Eine Regel gibt es nicht.

Weil ein Einsatz mit vertraulichen Daten nah am Geschäft läuft, geht die Geschäftsführerin den zweiten Weg und bewertet zuerst die Variantenprüfung. Daraus entsteht die Richtung, in der die Variantenprüfung und die Angebotstexte eigene Vorhaben werden und die technische Freigabe von Sonderkonstruktionen bewusst ausgenommen bleibt. Sie ordnet die Zuständigkeiten, informiert den Betriebsrat, als die Richtung als Entwurf steht, und setzt eine Regel, die mit den Freiräumen beginnt. Befähigt wird zuerst bei den Bereichsleitungen, an eigenen Aufgaben. Jeder dieser Schritte steht in dem Baustein, der ihn beschreibt, an demselben Beispiel.

Was dieser Leitfaden bewusst nicht tut

Er nennt keine Dienste und keine Anbieter, legt kein Recht aus und ersetzt nicht die Vorbereitung einzelner Entscheidungen, die in Entscheidungen mit KI vorbereiten, ohne sie abzugeben beschrieben ist. Und er verspricht keine Wirkung: Eine Richtung, eine Regel oder eine Lerngelegenheit macht den KI-Einsatz nicht von selbst besser. Sie machen ihn steuerbar und prüfbar, und das ist die Voraussetzung dafür, dass er besser werden kann.

Häufige Fragen

Womit fangen wir an, wenn wir wenig Zeit haben?

Mit den vier Fragen der Lagebestimmung, weil sie zeigen, wo bereits etwas geschieht. Läuft schon etwas mit vertraulichen Daten, kommt ein einziger vorläufiger Satz dazu, der bis zur vollständigen Regel gilt, etwa dass Kunden-, Personal- und Konstruktionsdaten bis auf Weiteres in keinen KI-Dienst gehören, außer in einen, den die Geschäftsführung dafür ausdrücklich bestimmt hat. Wie daraus die vollständige Regel wird, steht in Regeln für den KI-Einsatz: Freiräume, Schutz und Grenzen. Das ist die eine Ausnahme von der Reihenfolge Richtung vor Regeln. Die Richtung folgt danach, und sie darf anfangs vorläufig sein, mit wenigen Feldern und einem Termin, an dem sie wieder angesehen wird.

Was, wenn die Lagebestimmung fast nichts findet?

Dann kann das heißen, dass KI im Haus kaum genutzt wird, oder dass die Fragen nicht offen genug gestellt wurden. Prüfen Sie beides: Hat die IT Hinweise auf Dienste, die in der Erhebung fehlen? Klang die Frage nach einer Kontrolle? Wenn beides nicht zutrifft, ist der erste Weg der richtige, und die Richtung legt fest, wo ausprobiert werden soll. Eine zweite Runde nach einigen Wochen zeigt, ob das Bild stimmt.