Kurz gesagt

Wer mit KI-Diensten arbeitet, baut dort mit der Zeit einen Bestand auf: ausgewählte Dokumente, bewährte Anweisungen, Vorlagen, Entscheidungsgrundlagen. Dieser Kontext ist Unternehmenswissen, und er kann genau dort liegen, wo das Unternehmen am wenigsten Kontrolle hat. Die Grundregel ist einfach: Das maßgebliche Exemplar liegt bei Ihnen, in einem Format, das Sie auch ohne den Dienst lesen können, und der Dienst bekommt Kopien. Für Ihr Unternehmen heißt das: Den Kontext zu behalten ist vor allem eine Frage der Ablage und der Zuständigkeit, dazu der Bedingungen, zu denen ein Anbieter Ihre Eingaben verarbeitet.

Was sich in einem KI-Dienst ansammelt

Am Anfang ist ein KI-Dienst ein Werkzeug, in das man eine Frage eingibt. Nach einigen Monaten kann er mehr sein: ein Ort, an dem Wissen liegt, das es sonst nirgends in dieser Form gibt.

Was sich dort ansammelt, lässt sich in fünf Sorten ordnen.

  • Eingegebenes Material: Dokumente, Tabellen, Auszüge aus Verträgen und Berichten, die für eine Frage hochgeladen oder eingefügt wurden.
  • Anweisungen und Vorlagen: Formulierungen, mit denen Ihre Leute der KI sagen, was sie tun soll, und die sich nach vielen Versuchen als brauchbar herausgestellt haben.
  • Gesprächsverläufe: die Abfolge von Fragen, Antworten und Korrekturen, in der eine Entscheidung vorbereitet oder ein Text entwickelt wurde.
  • Ergebnisse: Entwürfe, Zusammenfassungen, Analysen, die weiterverwendet wurden.
  • Einstellungen und Wissenssammlungen: je nach Dienst die Möglichkeit, dauerhafte Anweisungen, Projekträume oder eigene Dokumentensammlungen anzulegen.

Der Leitfaden zu digitalen Abhängigkeiten beschreibt, warum gerade die Anweisungen und Vorlagen der Teil sind, der zählt: Im Abschnitt Der Sonderfall KI-Dienste steht, dass der Wert eines KI-Dienstes im Unternehmen weniger in den allgemeinen Fähigkeiten des Modells stecken kann als in dem, was Ihre Leute hineingegeben haben. Dieser Baustein fragt, was daraus für die Führung folgt.

Wem Eingaben und Ergebnisse rechtlich gehören und wer sie wofür nutzen darf, regeln Nutzungsbedingungen und Vertrag; das im Einzelfall auszulegen, ist eine Rechtsfrage, die dieser Baustein nicht beantwortet. Er behandelt die praktische Seite: wie Sie die Kontrolle über dieses Wissen behalten und ob Sie wieder herankämen.

Kontextsouveränität, praktisch

Der Leitfaden Entscheidungen mit KI vorbereiten, ohne sie abzugeben erklärt den Begriff Kontextsouveränität. Praktisch lässt er sich in vier Fragen zerlegen, die sich für jeden KI-Dienst beantworten lassen.

Welches Wissen fließt ein?

Nicht jedes Wissen gehört in jeden Dienst. Legen Sie fest, welche Sorten von Informationen in welchen Dienst gegeben werden dürfen. Eine einfache Einteilung in drei Stufen reicht für den Anfang: öffentlich, intern, vertraulich. Öffentliches darf überall hinein, Internes nur in Dienste, deren Bedingungen Sie geprüft haben, Vertrauliches nur dort, wo Sie es ausdrücklich erlaubt haben, oder gar nicht.

Die Einteilung ist Ihre Entscheidung. Für personenbezogene Daten kommen die Anforderungen des Datenschutzes hinzu; welche das in Ihrem Fall sind, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung. Wie die Einteilung in eine Regel für den gesamten KI-Einsatz des Unternehmens eingeht, steht in Regeln für den KI-Einsatz: Freiräume, Schutz und Grenzen. Für die Vorbereitung einer Entscheidung kann eine Fassung ohne vertrauliche Einzelheiten genügen, wie in Welches Wissen KI für eine Führungsentscheidung braucht beschrieben.

Wer hat Zugriff darauf?

Was Sie in einen KI-Dienst geben, liegt beim Anbieter, und für die Frage, wer darauf zugreifen kann, gilt dasselbe wie für jeden anderen Dienst: Ein Standort in Deutschland beantwortet sie nicht, es braucht Angaben zu Standort, Eigentum, Unterauftragnehmern und tatsächlichem Zugriff. Diese vier Angaben und der Fragenkatalog dazu stehen in Warum der Serverstandort die Frage nicht beantwortet.

Bei KI-Diensten kommt eine fünfte Frage hinzu: Was geschieht mit Ihren Eingaben über die Beantwortung hinaus? Fragen Sie den Anbieter, ob und wofür er Eingaben und Ergebnisse speichert oder weiterverwendet, wie lange er sie aufbewahrt und wo das verbindlich geregelt ist. Halten Sie die Antwort mit Datum fest, denn solche Bedingungen können sich ändern.

Bleiben Herkunft und Stand nachvollziehbar?

Ein Kontext, dessen Herkunft niemand mehr kennt, ist gefährlicher als gar keiner. Wenn eine Vorlage mit einer Zahl arbeitet, die vor einem Jahr galt, oder eine dauerhafte Anweisung eine Annahme enthält, die inzwischen überholt ist, fließt beides unbemerkt in jede neue Antwort ein.

Führen Sie deshalb für die wichtigen Bestandteile des Kontexts Stand und Herkunft mit: Wer hat diese Vorlage angelegt, wann zuletzt geprüft, auf welchen Unterlagen beruht sie? Das ist dieselbe Kennzeichnung, die im Kontextbriefing für einzelne Zahlen gilt, nur für den dauerhaften Bestand.

Kommt man wieder heran?

Die letzte Frage entscheidet über die Abhängigkeit. Können Sie Ihre Anweisungen, Vorlagen, Wissenssammlungen und wichtigen Gesprächsverläufe aus dem Dienst exportieren, und zwar in einer Form, mit der Sie anderswo weiterarbeiten können?

Die Antwort liefert nur ein Versuch. Das Verfahren ist dasselbe wie bei jedem anderen Dienst und steht in Wechselmöglichkeit prüfen: Export, Weiterverwendung, Betrieb. Bei KI-Diensten gilt das besonders für die Teile, die nicht wie Daten aussehen: dauerhafte Anweisungen, Projekteinstellungen, die Zuordnung von Dokumenten zu Themen.

Die Grundregel: Das maßgebliche Exemplar liegt bei Ihnen

Aus den vier Fragen folgt eine einzige Regel, die viele von ihnen vorab beantwortet. Führen Sie den Kontext, auf den es ankommt, in Ihrer eigenen Ablage, und geben Sie dem KI-Dienst Kopien.

Das heißt konkret: Die bewährten Anweisungen und Vorlagen stehen in einem Dokument in Ihrer Ablage, nicht nur in den Einstellungen des Dienstes. Kontextbriefings und Entscheidungsjournale liegen bei Ihnen und werden für eine Frage in den Dienst gegeben, nicht umgekehrt. Wissenssammlungen, die ein Dienst für Sie verwaltet, haben ein Gegenstück in Ihrer Ablage, aus dem sie jederzeit neu aufgebaut werden können.

Die Regel hat drei Folgen, die ihren Aufwand rechtfertigen.

Ein Wechsel des Dienstes wird leichter. Wenn das maßgebliche Exemplar bei Ihnen liegt, geht beim Wechsel das Wissen nicht verloren. Ob der neue Dienst damit gleich gut arbeitet und ob der Übergang gelingt, zeigt trotzdem erst ein Versuch, wie in der Wechselprüfung beschrieben. Im Vergleich von Alternativen wird die Ausstiegsfähigkeit damit zu einer Eigenschaft Ihrer Ablage und nicht nur des Anbieters; die Kriterien dafür stehen in Alternativen vergleichen: Kriterien und Zielkonflikte.

Der Kontext bleibt prüfbar. Was in Ihrer Ablage liegt, lässt sich lesen, vergleichen und korrigieren, auch von Menschen, die den Dienst nicht benutzen. Eine veraltete Annahme in einer Vorlage fällt dort eher auf als in einem Einstellungsfeld, das niemand öffnet.

Das Wissen hängt nicht an einer Person. Anweisungen, die nur im Konto einer einzelnen Mitarbeiterin existieren, gehen mit ihr, wenn sie das Unternehmen verlässt oder das Konto gelöscht wird.

Das Format entscheidet über die Weiternutzung

Das maßgebliche Exemplar nützt nur, wenn es sich auch in einigen Jahren und mit anderen Werkzeugen noch lesen lässt. Bevorzugen Sie deshalb Formate, die nicht an ein bestimmtes Produkt gebunden sind: einfache Textdokumente, strukturierte Tabellen, gängige Dokumentformate. Anweisungen und Vorlagen sind ihrer Natur nach Text und lassen sich ohne Verlust als Text ablegen.

Für Gesprächsverläufe gilt eine eigene Regel: Sie sind kein Archiv. Ein Verlauf enthält Umwege, verworfene Ansätze und Zwischenstände, und er liegt beim Anbieter. Was aus einem Gespräch dauerhaft wichtig ist, gehört als Ergebnis in Ihre Ablage: die Annahmenliste, die geprüften Aussagen, der Journaleintrag. Wie ein solcher Eintrag aussieht, steht in Das Entscheidungsjournal: Gründe festhalten und später prüfen.

Die benutzten Dienste zuerst finden

Kontextsouveränität beginnt mit einer Bestandsaufnahme, und bei KI-Diensten ist sie schwieriger als bei anderen Systemen. Ein KI-Dienst wird nicht eingeführt, sondern benutzt, und zwischen dem ersten Ausprobieren und dem Punkt, an dem mehrere Menschen ihre Arbeit darauf aufgebaut haben, liegt nicht unbedingt ein Beschluss. Fragen Sie deshalb nicht nur, welche KI-Dienste eingekauft wurden, sondern welche benutzt werden, auch über private Konten. Wie Sie das tun, ohne eine Kontrolle zu signalisieren, steht in Die eigenen digitalen Abhängigkeiten erfassen. Dieselbe Liste ist der Ausgangspunkt, wenn geklärt werden soll, was die KI-Verordnung für Ihr Unternehmen verlangt; welche Unterlagen dafür gebraucht werden, steht in Die KI-Bestandsaufnahme: Unterlagen für die rechtliche Klärung.

Für jeden benutzten Dienst lassen sich dann die vier Fragen beantworten. Das Ergebnis ist eine kurze Liste mit einem klaren nächsten Schritt je Dienst: das maßgebliche Exemplar anlegen, eine Einteilung für zulässige Inhalte festlegen, den Anbieter nach der Verwendung der Eingaben fragen, einen Probeexport machen.

Zuständigkeit

Kontext, für den niemand zuständig ist, veraltet. Benennen Sie für die gemeinsam genutzten Anweisungen, Vorlagen und Wissenssammlungen eine verantwortliche Person oder Funktion. Sie entscheidet, was in den Bestand aufgenommen wird, sorgt dafür, dass Stand und Herkunft gepflegt werden, und nimmt veraltete Teile heraus.

Diese Rolle muss nicht technisch besetzt sein. Wichtiger als Kenntnisse über KI-Dienste ist Kenntnis der Inhalte: Wer die Vorlagen für Angebote verantwortet, sollte aus dem Vertrieb kommen, nicht aus der IT.

Häufige Fragen

Was ist mit privaten KI-Konten der Mitarbeitenden?

Sie gehören in die Bestandsaufnahme, und zwar ohne Vorwurf. Wer ein privates Konto nutzt, hat vermutlich einen Bedarf, den kein offizielles Werkzeug deckt. Der erste Schritt ist deshalb nicht das Verbot, sondern das Gespräch: Was wird dort gemacht, welches Wissen liegt dort, und wie lässt es sich in eine Form bringen, die dem Unternehmen gehört?

Brauchen wir einen eigenen, selbst betriebenen KI-Dienst?

Nicht zwingend. Ein selbst betriebener Dienst gibt mehr Kontrolle darüber, wo Eingaben liegen, und verlangt dafür Betrieb und Fachwissen. Die Grundregel dieses Bausteins gilt in beiden Fällen: Solange das maßgebliche Exemplar Ihres Kontexts bei Ihnen liegt, ist der Dienst leichter auszutauschen, gleich wo er betrieben wird. Ob ein selbst betriebener Dienst für bestimmte Daten der richtige Weg ist, ist eine Abwägung wie im Zielkonflikt „Selbst betreiben gegen betreiben lassen" in Alternativen vergleichen: Kriterien und Zielkonflikte.

Was ist mit KI-Funktionen, die in andere Software eingebaut sind?

Sie gehören ebenso dazu und sind schwerer zu sehen. Wenn Ihre Bürosoftware, Ihr Kundensystem oder Ihre Ablage eine KI-Funktion anbietet, sammelt sich der Kontext dort an: in Zusammenfassungen, in Vorschlägen, die übernommen wurden, in Einstellungen, die jemand angelegt hat. Dieser Kontext hat keinen eigenen Zugang und keine eigene Rechnung, und er taucht deshalb in keiner Liste von KI-Diensten auf. Es ist dieselbe Kategorie, die die Bestandsaufnahme als „Dienste, die in anderen Diensten stecken" führt. Stellen Sie die vier Fragen für diese Funktionen genauso wie für eigenständige KI-Dienste, und klären Sie beim Anbieter der Software, welche Daten die Funktion verarbeitet und wohin sie dabei übermittelt werden.

Womit fangen wir an?

Mit den Anweisungen und Vorlagen, die im Unternehmen am meisten benutzt werden. Legen Sie sie in Ihrer Ablage ab, mit Stand und verantwortlicher Person. Das kostet wenig, macht sie für alle sichtbar und ist die Grundlage für alles Weitere.