Regeln für den KI-Einsatz: Freiräume, Schutz und Grenzen

Kurz gesagt

Eine Regel, die mit Verboten beginnt, kann KI-Nutzung unsichtbar machen, statt sie zu beenden. Eine Regel in drei Schichten beginnt deshalb anders: zuerst, was ausdrücklich erlaubt und gewollt ist, dann, welche Daten in welche Dienste dürfen, zuletzt, wie Ergebnisse geprüft und kenntlich gemacht werden. Zwei Rechtsgrundlagen betreffen den KI-Einsatz als solchen: die Pflicht aus der KI-Verordnung, Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu ergreifen, und die Rechte des Betriebsrats. Für Ihr Unternehmen heißt das: Schreiben Sie die Freiräume zuerst auf, und sprechen Sie mit einem vorhandenen Betriebsrat, solange die Regel Entwurf ist.

Warum eine Regel mit Freiräumen beginnt

Eine erste Regel für KI kann ein Verbot sein, jedenfalls bis auf Weiteres. Es ist schnell geschrieben, es fühlt sich sicher an, und es kann einen Nachteil haben, der erst später sichtbar wird: Wer KI bereits nutzt und einen Nutzen darin sieht, hört nicht unbedingt auf, sondern sagt es nicht mehr. Das Unternehmen verliert damit genau die Information, die es für eine gute Regel bräuchte, nämlich wofür KI im Haus verwendet wird und mit welchen Daten.

Eine Regel, die mit Freiräumen beginnt, dreht das um. Sie sagt zuerst, wo das Unternehmen den Einsatz ausdrücklich will, und soll damit die offene Nutzung zum Normalfall machen. Die Schutzanforderungen folgen danach und gelten dann für eine Nutzung, die sichtbar sein kann.

Die Freiräume ergeben sich aus der Richtung, die das Unternehmen für den KI-Einsatz festgelegt hat. Wie sie entsteht, steht in Wofür wir KI einsetzen wollen: eine gemeinsame Richtung finden. Ohne Richtung lässt sich eine Regel schreiben, aber sie regelt dann nur das Vorgefundene.

Die erste Schicht: Was erlaubt und gewollt ist

Die erste Schicht nennt die Einsatzfelder, in denen KI ausdrücklich genutzt werden soll, und die Dienste, die dafür bereitstehen. Sie ist bewusst positiv formuliert: nicht „erlaubt ist nur", sondern „wir wollen, dass".

Dazu gehört eine Aussage darüber, was mit unkritischen Informationen gilt. Für eine Zusammenfassung öffentlich zugänglicher Texte, einen ersten Entwurf eines Rundschreibens oder eine Übersetzung ohne vertrauliche Inhalte braucht niemand eine Genehmigung, solange der bereitgestellte Dienst verwendet wird. Wenn die Regel das ausdrücklich sagt, müssen Mitarbeitende nicht raten.

Und dazu gehört die Stelle, an die sich jemand wendet, der ein Einsatzfeld vorschlagen will, das die Regel noch nicht kennt. Eine Regel ohne diesen Weg veraltet, sobald jemand eine gute Idee hat.

Die zweite Schicht: Welche Daten in welche Dienste dürfen

Die zweite Schicht schützt das Unternehmen, und sie hängt an einer einfachen Unterscheidung: welche Informationen mit welchem Dienst bearbeitet werden dürfen.

Eine Einteilung der Informationen. Die drei Stufen öffentlich, intern und vertraulich, beschrieben in Den Kontext behalten: Wissen, Zugriff und Weiternutzung, genügen für den Anfang. In die Regel gehören Beispiele aus dem eigenen Haus: Zu den vertraulichen Informationen gehören etwa Kundendaten, Personaldaten, Konstruktions- und Kalkulationsdaten sowie alles, was vertraglich geschützt ist. Hat das Unternehmen eine solche Einteilung bereits für andere Zwecke, wird sie übernommen, nicht neu erfunden.

Eine Regel für Zweifelsfälle. Nicht jeder Inhalt lässt sich eindeutig einer Stufe zuordnen, etwa ein interner Bericht mit einzelnen Kundennamen. Die Regel sollte sagen, dass im Zweifel die höhere Stufe gilt und wer eine Frage zur Einteilung beantwortet. Aus den Zweifelsfällen, die dort ankommen, entstehen die Beispiele, mit denen die Einteilung im Haus verständlich wird.

Eine Zuordnung der Dienste. Für jede Stufe steht fest, welche Dienste dafür zugelassen sind. Die Grundlage dafür sind die Bedingungen, zu denen ein Anbieter Eingaben verarbeitet: ob sie zum Training verwendet werden, wo sie verarbeitet werden, wer im Betrieb darauf zugreifen kann. Wie Sie solche Anbieterangaben lesen und warum eine Standortangabe dabei nicht genügt, steht in Warum der Serverstandort die Frage nicht beantwortet. Welche Fragen zur Weiternutzung Ihrer Eingaben hinzukommen, steht ebenfalls in wke-07. Für personenbezogene Daten kommen die Anforderungen des Datenschutzes hinzu; dieser Baustein referiert sie nicht, und welche das in Ihrem Fall sind, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung.

Eine Aussage zu privaten Konten. Die Bedingungen eines privaten Kontos bei einem KI-Dienst hat das Unternehmen weder geprüft noch ausgehandelt. Die Regel sollte deshalb sagen, ob und für welche Stufe private Konten zulässig sind, und das Unternehmen sollte für die gewollten Einsatzfelder einen Dienst bereitstellen, damit niemand auf ein privates Konto ausweichen muss.

Wo die Grenze bei vertraulichen Daten verläuft, entscheidet die Geschäftsführung, weil sie Nutzen und Schutz gegeneinander abwägt; die Gründe dafür stehen in Was die Geschäftsführung beim KI-Einsatz selbst klären muss.

Die dritte Schicht: Prüfen und kenntlich machen

Die dritte Schicht betrifft die Ergebnisse. Zwei Anforderungen tragen sie.

Wer ein Ergebnis weitergibt, hat es geprüft. Das gilt für Texte an Kunden, für Zahlen in Vorlagen, für technische Aussagen. Die Prüftiefe richtet sich nach der Tragweite; wie sie aussieht, steht in KI-Antworten prüfen: Quellen, Lücken und scheinbare Gewissheit.

Wo KI wesentlich beigetragen hat, wird es gesagt. Nicht bei jeder Formulierungshilfe, aber bei Vorlagen für Entscheidungen, bei Auswertungen und bei allem, dessen Zustandekommen jemand später nachvollziehen muss. Die Frage „Wofür wurde KI verwendet, und was ist geprüft?" sollte im Haus normal sein und keinen Vorwurf enthalten.

Wenn etwas schiefgegangen ist

Auch eine gute Regel verhindert nicht jeden Fehler. Vertrauliche Daten landen in einem Dienst, der dafür nicht zugelassen ist, oder ein ungeprüftes Ergebnis geht an einen Kunden. Für diesen Fall braucht die Regel zwei Aussagen, und beide sollten vor dem ersten Vorfall feststehen.

An wen gemeldet wird. Eine Stelle, die der Person bekannt ist, die den Fehler bemerkt, und die ihn ohne Umweg aufnimmt. Wer einen eigenen Fehler meldet, sollte dafür nicht schlechter dastehen als jemand, der ihn verschweigt; sonst erfährt das Unternehmen von Fehlern erst über ihre Folgen.

Was zuerst geschieht. Bei Daten im falschen Dienst: festhalten, welche Daten wann in welchen Dienst gingen, und klären, ob und wie sie dort gelöscht werden können. Betrifft es personenbezogene Daten, geht der Fall sofort an die Person, die im Unternehmen für den Datenschutz zuständig ist, weil dann datenschutzrechtliche Pflichten berührt sein können. Bei einem ungeprüften Ergebnis beim Kunden: prüfen, berichtigen, dem Kunden sagen, was falsch war.

Jeder Vorfall ist zugleich ein Hinweis auf die Regel. Die Frage danach lautet nicht nur, wer den Fehler gemacht hat, sondern ob die Regel an dieser Stelle klar genug war.

Die rechtlichen Grenzen, referiert

Zwei Rechtsgrundlagen betreffen den KI-Einsatz in einem Unternehmen in Deutschland als solchen. Dieser Abschnitt gibt wieder, was dort steht, und legt nicht aus, was daraus für ein bestimmtes Unternehmen folgt. Der Datenschutz, der für personenbezogene Daten hinzukommt, ist nicht Gegenstand dieses Bausteins.

KI-Kompetenz nach der KI-Verordnung

Die europäische KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Zu berücksichtigen sind dabei technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, der Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden, und die Personen, bei denen sie eingesetzt werden. Die Vorschrift sagt ausdrücklich, dass sie nicht verpflichtet, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.

Die frühere Fassung verlangte Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass das Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Die heutige stammt aus der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, die am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht wurde und am dritten Tag nach der Veröffentlichung in Kraft trat. Für das Kapitel, zu dem Artikel 4 gehört, gilt weiterhin der 2. Februar 2025 als Geltungsbeginn. In der Begründung hält der Gesetzgeber fest, dass KI-Kompetenz unabhängig von gesetzlichen Verpflichtungen und möglichen Sanktionen eine strategische Priorität sein sollte. Die Kommission veröffentlicht nach Absatz 2 der Vorschrift praktische Beispiele dafür, wie die Pflicht erfüllt wird, auf ihrer zentralen Informationsplattform; die Mitgliedstaaten und sie sollen dabei insbesondere kleine und mittlere Unternehmen unterstützen. Beide Fassungen im Wortlaut und den Stand der Änderung zeigt KI-Kompetenz nach Artikel 4: Wortlaut und Stand.

Betreiber im Sinne der Verordnung ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, es sei denn, die Verwendung geschieht im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit. Ob ein bestimmtes Unternehmen mit einem bestimmten Dienst darunter fällt und welche Maßnahmen im Einzelfall genügen, sagt die Vorschrift nicht, und dieser Artikel sagt es auch nicht. Was Befähigen als Führungsaufgabe bedeutet, unabhängig von der Rechtsfrage, steht in Führungskräfte und Mitarbeitende für KI befähigen.

Die Rechte des Betriebsrats

Vier Stellen des Betriebsverfassungsgesetzes liegen bei einer Regel für den KI-Einsatz nahe. Drei davon nennen Künstliche Intelligenz ausdrücklich, eine betrifft technische Einrichtungen allgemein.

Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen. Der Betriebsrat hat, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht, bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle. Ob ein bestimmtes KI-Werkzeug eine solche Einrichtung ist, sagt die Vorschrift nicht, und dieser Artikel sagt es auch nicht.

Unterrichtung und Beratung bei der Planung. Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten. Die vorgesehenen Maßnahmen und ihre Auswirkungen auf die Arbeitnehmer sind so rechtzeitig mit ihm zu beraten, dass seine Vorschläge und Bedenken bei der Planung berücksichtigt werden können.

Sachverstand für den Betriebsrat. Muss der Betriebsrat zur Durchführung seiner Aufgaben die Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen insoweit als erforderlich; sie erfolgt nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber.

Auswahlrichtlinien. Die Mitbestimmung bei Richtlinien über die personelle Auswahl gilt auch dann, wenn bei der Aufstellung der Richtlinien Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt.

Die Vorschrift zur Unterrichtung spricht von der Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen. Ob die Aufstellung einer Regel für den KI-Einsatz dazu gehört, ist mit rechtlicher Beratung zu klären. Für die Arbeitsweise spricht unabhängig davon, den Betriebsrat früh einzubeziehen, weil sich ein Entwurf leichter ändern lässt als eine beschlossene Regel.

Die Regel auf einer Seite

Die folgende Gliederung hält eine Regel für den KI-Einsatz zusammen. Sie ist eine Arbeitshilfe, keine Mustervereinbarung.

Ein konstruiertes Beispiel

Beim erfundenen Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitenden, der durch die Stränge dieses Portals führt, gibt es einen Betriebsrat. Die Geschäftsführerin informiert ihn, als die Richtung als Entwurf steht, und nicht erst, als die Regel fertig ist. Das Gespräch bringt einen Punkt, den die Geschäftsleitung übersehen hatte: Der KI-Dienst, den die Konstruktion nutzt, protokolliert, wer wann welche Anfrage gestellt hat, und diese Protokolle sind für den Teamleiter einsehbar. Was daraus folgt, klären Geschäftsführung und Betriebsrat miteinander, mit rechtlicher Beratung.

Die Regel selbst beginnt mit den Freiräumen: Protokolle, Übersetzungen ohne vertrauliche Inhalte und erste Entwürfe interner Texte sind mit dem bereitgestellten Dienst ohne Rückfrage erlaubt. Für Angebotstexte mit Preisen und Kundennamen ist ein bestimmter Dienst zugelassen, dessen Bedingungen der Vertrieb und die IT geprüft haben; private Konten sind dafür ausgeschlossen. Konstruktionsdaten gehen nur in das Vorhaben zur Variantenprüfung, das einen eigenen Verantwortlichen hat.

Häufige Fragen

Sollten wir KI verbieten, bis die Regeln stehen?

Ein vorübergehendes Verbot ist eine Möglichkeit, aber es hat einen Preis: Wer KI bereits nutzt, hört nicht zwingend auf, sondern sagt es nicht mehr, und das Unternehmen verliert die Information darüber, wofür sie im Haus verwendet wird. Eine Alternative ist eine vorläufige Regel mit einem einzigen Satz zu vertraulichen Daten, etwa dass Kunden-, Personal- und Konstruktionsdaten bis auf Weiteres in keinen KI-Dienst gehören, verbunden mit der Bitte, die eigene Nutzung offen zu nennen.

Was tun, wenn vertrauliche Daten schon in einem privaten Konto liegen?

Zuerst klären, welche Daten es waren und in welchem Dienst sie liegen, und die Person dafür nicht bloßstellen: Wer offen sagt, was er getan hat, liefert die Information, die das Unternehmen braucht. Dann prüfen, ob sich die Daten im Dienst löschen lassen, und die Einteilung an dieser Stelle klarer fassen. Betrifft es personenbezogene Daten, gehört der Fall zur Person, die im Unternehmen für den Datenschutz zuständig ist. Wie sich ein solcher Fall künftig vermeiden lässt, beantwortet vor allem ein bereitgestellter Dienst für das Einsatzfeld, für das das private Konto verwendet wurde.

Brauchen wir eine Betriebsvereinbarung zum KI-Einsatz?

Ob eine Vereinbarung rechtlich notwendig ist, hängt vom Einzelfall ab und ist mit rechtlicher Beratung zu klären. Die Stellen des Betriebsverfassungsgesetzes, die dabei naheliegen, sind oben wiedergegeben. Unabhängig davon kann eine gemeinsam erarbeitete Regel den Vorteil haben, dass sie im Betrieb mitgetragen wird.

Wer schreibt die Regel?

Vorbereiten kann sie die Person, die den KI-Einsatz koordiniert, zusammen mit Bereichen, IT und, wenn vorhanden, Datenschutz. Die Grenze bei vertraulichen Daten beschließt die Geschäftsführung, weil sie festlegt, wo das Unternehmen Risiko trägt; die Freiräume folgen aus der Richtung, die sie beschlossen hat. Wichtig ist, dass am Ende eine Person für die Regel zuständig ist, sie aktuell hält und Fragen beantwortet, die sie offen lässt.