Wechselmöglichkeit prüfen: Export, Weiterverwendung, Betrieb

Kurz gesagt

Ob Sie einen Anbieter verlassen könnten, erfahren Sie nicht aus dem Vertrag, sondern aus einem Versuch. Der Probeexport zeigt, ob die Daten vollständig herauskommen und sich anderswo weiterverwenden lassen; ob Ihr Betrieb den Übergang übersteht, klärt ein Blick auf Schnittstellen, Umstellungsart und Menschen. Die europäische Datenverordnung setzt Fristen und verlangt Listen, Schnittstellen und Formate, prüft aber nicht für Sie, ob beim nächsten Anbieter ein arbeitsfähiges System entsteht. Für Ihr Unternehmen heißt das: Sie kennen Ihre Ausstiegsfähigkeit, bevor Sie verhandeln oder wechseln.

Prüfen heißt nicht wechseln

Diese Prüfung beantwortet eine einzige Frage: Könnten Sie gehen, wenn Sie wollten? Ob Sie gehen wollen, ist eine andere Entscheidung, und sie hängt an Preis, Leistung und Alternativen.

Der Wert der Prüfung liegt gerade darin, dass sie vor jeder Wechselabsicht stattfindet. Wer seine Ausstiegsfähigkeit kennt, kann in einem Gespräch über geänderte Konditionen begründet sagen, was ein Wechsel kosten würde, statt es zu vermuten. Und ein Unternehmen, das erst im Konflikt feststellt, dass seine Daten nur unvollständig herauskommen, prüft unter Zeitdruck, was es in Ruhe hätte prüfen können.

Der Aufwand lohnt nicht für jeden Dienst. Er lohnt für die Einträge der ersten Gruppe: bei denen ein Ausfall das Geschäft anhält und der Ersatz länger dauert, als der Betrieb ohne den Dienst durchhält, oder bei denen eine Folge ohne Ausfall nicht tragbar wäre. Wie Sie diese Einträge finden, steht in Welche Abhängigkeit wirklich gefährlich ist.

Drei Ebenen der Wechselmöglichkeit

Ein Wechsel kann an drei verschiedenen Stellen scheitern, und jede verlangt eine eigene Prüfung. Wer nur die erste prüft, hält eine Datei in der Hand und weiß noch nicht, ob er damit arbeiten kann.

Kommt alles heraus?

Die erste Ebene ist die Vollständigkeit. Ein Export, der die Hauptdaten enthält, kann trotzdem vieles verlieren, was im System selbstverständlich mitläuft:

• Anhänge und eingebettete Dateien, die im System an einem Datensatz hängen und im Export fehlen oder nur als Verweis auftauchen
• Verknüpfungen zwischen Datensätzen, etwa welcher Auftrag zu welchem Kunden und welchem Angebot gehört
• Historien und Versionen, also wer wann was geändert hat
• Berechtigungen und Freigaben, die festlegen, wer was sehen darf
• Konfiguration: Vorlagen, Automatisierungen, Regeln, Arbeitsabläufe, benutzerdefinierte Felder

Der letzte Punkt wird leicht übersehen, weil er nicht wie Daten aussieht. Gerade in ihm kann aber die eigentliche Arbeit von Jahren stecken. Bei KI-Diensten gilt das besonders: Der Wert kann dort in angesammelten Anweisungen, Vorlagen und ausgewählten Dokumenten liegen, und der Leitfaden beschreibt im Abschnitt Der Sonderfall KI-Dienste, warum dieser Bestand eine eigene Datenabhängigkeit ist.

Die einfachste Vollständigkeitsprüfung ist eine Zählung. Wie viele Datensätze, Dokumente oder Vorgänge zeigt das System an, und wie viele stehen im Export? Weichen die Zahlen ab, wissen Sie, dass etwas fehlt, bevor Sie wissen, was.

Lässt es sich weiterverwenden?

Die zweite Ebene beantwortet der Export allein nicht. Dass eine Datei entsteht, sagt nichts darüber, ob sich mit ihrem Inhalt beim nächsten Anbieter arbeiten lässt.

Drei Dinge entscheiden darüber. Das Format: Ist es offen dokumentiert und wird es von anderen Produkten gelesen, oder ist es das eigene Format des Anbieters, das nur sein eigenes Produkt versteht? Die Beziehungen: Bleiben die Verknüpfungen zwischen Datensätzen im Export erhalten, oder stehen dort nur noch interne Kennnummern, die ohne das ursprüngliche System niemand auflösen kann? Und das Alter: Lassen sich auch ältere Bestände lesen, die mit früheren Versionen des Produkts entstanden sind?

Für diese Ebene gibt es nur einen verlässlichen Test: den Versuch, einen Teil des Exports in ein zweites Werkzeug zu laden. Das muss nicht der künftige Anbieter sein. Ein anderes Produkt derselben Art, eine Testumgebung oder notfalls ein neutrales Werkzeug für Tabellen oder Dokumente zeigt bereits, ob der Inhalt außerhalb seines Ursprungs lesbar und brauchbar ist. Nehmen Sie dafür bewusst eine alte und eine komplexe Stichprobe, nicht die einfachste Datei.

Übersteht der Betrieb die Umstellung?

Die dritte Ebene betrifft nicht die Daten, sondern das Geschäft während des Übergangs. Auch wenn alles vollständig und weiterverwendbar herauskommt, muss der Betrieb die Zeit überstehen, in der das alte System nicht mehr und das neue noch nicht trägt.

Dazu gehören die Schnittstellen zu anderen Systemen, die neu angebunden werden müssen, die Frage, ob ein Parallelbetrieb möglich ist oder ob an einem Stichtag umgestellt werden muss, und die Menschen, die mit dem neuen Werkzeug arbeiten sollen. Die Dauer dieses Übergangs ist dieselbe Größe, die bei der Bewertung als Ersatzdauer geschätzt wurde. Der Blick hier macht aus der groben Schätzung eine besser begründete. Wie ein tatsächlicher Umstieg dann geplant wird, steht in Einen Umstieg planen: Reihenfolge, Aufwand, Prioritäten.

Der Probeexport als Verfahren

„Exportieren Sie einmal testweise" ist schnell gesagt. Damit das Ergebnis trägt, braucht es einige feste Regeln.

1. Einen Eintrag wählen. Beginnen Sie mit einem Dienst aus der ersten Gruppe der Bewertung, nicht mit dem einfachsten.
2. Eine Person und einen festen Termin bestimmen. Planen Sie für den ersten Versuch einen halben Tag ein. Ohne Termin wird der Probeexport verschoben, bis er gebraucht wird.
3. Den regulären Weg nehmen. Nutzen Sie die Exportfunktion, die jedem Kunden zur Verfügung steht, nicht eine Gefälligkeit des Kundendienstes. Nur der reguläre Weg sagt etwas über den Ernstfall.
4. Zählen und vergleichen. Datensätze im System gegen Datensätze im Export, dazu Anhänge, Nutzer und Konfiguration.
5. Weiterverwendung versuchen. Eine alte und eine komplexe Stichprobe in ein zweites Werkzeug laden und prüfen, was ankommt.
6. Die Dauer messen. Wie lange dauert der Export für einen Teilbestand, und was folgt daraus für den gesamten Bestand? Bei großen Datenmengen kann die Dauer die eigentliche Überraschung sein.
7. Das Ergebnis festhalten. Datum, Produktversion, Exportweg, Dauer, was fehlte und was nicht lesbar war. Ein Probeexport ohne Datum ist nach einem Jahr so wertlos wie eine Anbieterauskunft ohne Datum.

Wiederholen Sie den Probeexport, wenn der Anbieter sein Produkt grundlegend umbaut, und sonst mit der halbjährlichen Durchsicht Ihrer Liste.

Was das Recht dazu sagt, referiert

Zwei Regelwerke werden in diesem Zusammenhang genannt. Dieser Artikel gibt wieder, was dort steht, und sagt nicht, was davon in Ihrer Lage gilt.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit aus der Datenschutz-Grundverordnung umfasst nur personenbezogene Daten, die die betroffene Person selbst bereitgestellt hat, und nur, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Es ist damit ein Recht einzelner Personen und kein allgemeines Exportrecht für Unternehmensdaten.

Die Datenverordnung der Europäischen Union gilt seit dem 12. September 2025 und enthält ein eigenes Kapitel über den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten, für das sie keinen abweichenden Geltungsbeginn nennt. Nach ihrem Wortlaut muss der Vertrag über einen solchen Dienst unter anderem Folgendes vorsehen:

• eine maximale Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels von höchstens zwei Monaten, eine verbindliche Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen und eine Mindestfrist für den Datenabruf von mindestens 30 Kalendertagen;
• eine erschöpfende Auflistung aller Kategorien von Daten und digitalen Vermögenswerten, die beim Wechsel übertragen werden können, mindestens aller exportierbaren Daten;
• eine erschöpfende Liste der Datenkategorien, die als spezifisch für die interne Funktionsweise des Dienstes vom Export ausgenommen werden, wenn die Gefahr einer Verletzung von Geschäftsgeheimnissen besteht; solche Ausnahmen dürfen den Wechsel nicht behindern oder verzögern.

Ist die Übergangsfrist technisch nicht durchführbar, teilt der Anbieter das innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Beantragung des Wechsels mit, begründet es und nennt einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten.

Anbieter solcher Dienste müssen ihren Kunden außerdem Informationen über die verfügbaren Wechselverfahren, Methoden und Formate sowie über ihnen bekannte Einschränkungen und technische Beschränkungen bereitstellen, dazu einen Verweis auf ein aktuelles Online-Register mit Einzelheiten zu allen Datenstrukturen und Datenformaten sowie den einschlägigen Normen und offenen Interoperabilitätsspezifikationen, in denen die exportierbaren Daten verfügbar sind. Sie dürfen keine vorkommerziellen, gewerblichen, technischen, vertraglichen und organisatorischen Hindernisse aufzwingen, die Kunden am Wechsel oder an der Übertragung exportierbarer Daten hindern, und müssen solche Hindernisse beseitigen. Wechselentgelte dürfen ab dem 12. Januar 2027 nicht mehr erhoben werden; vom 11. Januar 2024 bis dahin dürfen ermäßigte Wechselentgelte erhoben werden, die die unmittelbar entstandenen Kosten nicht übersteigen.

Für die Weiterverwendung, also die zweite Ebene dieses Artikels, unterscheidet die Verordnung nach Dienstarten. Die Pflicht, alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, damit der Kunde nach dem Wechsel zu einem Dienst der gleichen Dienstart Funktionsäquivalenz erreicht, nennt sie für Dienste mit skalierbaren und elastischen Rechenressourcen, die auf Infrastrukturelemente wie Server und Netze beschränkt sind und keinen Zugang zu Betriebsdiensten, Software und Anwendungen gewähren. Für andere Dienste sieht sie vor, dass der Anbieter unentgeltlich offene Schnittstellen bereitstellt und, solange für die Dienstart keine gemeinsamen Spezifikationen oder harmonisierten Normen veröffentlicht sind, auf Verlangen alle exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format exportiert.

Einzelne Wechselpflichten, darunter die Regeln zu Wechselentgelten und zur Funktionsäquivalenz, gelten nach der Verordnung nicht für Dienste, deren zentrale Funktionen überwiegend auf einen einzelnen Kunden zugeschnitten sind und die nicht im größeren kommerziellen Maßstab angeboten werden; die Pflichten des gesamten Kapitels gelten nicht für Test- und Bewertungsversionen. Über Pflichten, die nicht gelten, ist der Kunde vor Vertragsschluss zu unterrichten.

Ob ein bestimmter Dienst unter diese Verordnung fällt, ob eine der Ausnahmen greift und welche Rechte Sie daraus haben, sagt dieser Artikel nicht; siehe den rechtlichen Hinweis oben. Für die Prüfung selbst sind die Vorschriften trotzdem nützlich: Sie benennen die Unterlagen, nach denen Sie fragen können, und sie machen sichtbar, dass eine Liste, eine Frist und ein maschinenlesbares Format noch keinen Probeexport ersetzen.

Der Fragenkatalog fürs Anbietergespräch

Acht Fragen, geordnet nach den drei Ebenen und ergänzt um Fristen und Entgelte. Sie lassen sich stellen, gleichgültig, ob die Datenverordnung auf den Dienst anwendbar ist, und eine ausweichende Antwort ist als solche erkennbar.

1. Welche Daten und digitalen Vermögenswerte werden bei einem Wechsel übertragen, und wo ist das vollständig aufgelistet?
2. Welche Daten sind vom Export ausgenommen, und mit welcher Begründung?
3. Werden Anhänge, Verknüpfungen, Historien, Berechtigungen und Konfiguration mit exportiert, und in welcher Form?
4. In welchen Formaten erfolgt der Export, und wo sind diese Formate beschrieben?
5. Welche Schnittstellen stehen für den Wechsel zur Verfügung, und was kosten sie?
6. Welche Einschränkungen und technischen Beschränkungen des Exports sind Ihnen bekannt?
7. Welche Fristen gelten für Kündigung, Übergang und Datenabruf, und was geschieht mit unseren Daten danach?
8. Welche Entgelte fallen für einen Wechsel an, und wofür genau?

Halten Sie zu jeder Antwort fest, wer sie wann gegeben hat, und legen Sie die Antworten neben das Ergebnis Ihres Probeexports. Wo beides auseinanderfällt, liegt der Befund.

Was aus dem Ergebnis folgt

Am Ende steht für jeden geprüften Eintrag eine von drei Einordnungen.

Wechselbar. Die Daten kommen vollständig heraus, lassen sich weiterverwenden, und der Übergang ist planbar. Dieses Ergebnis ist in einem Preisgespräch viel wert, und es ist ein Grund, den Export regelmäßig zu wiederholen, damit es wahr bleibt. Wie Sie jedes der drei Ergebnisse in Verhandlung und Vertrag nutzen, steht in Die Wechselfähigkeit in Verhandlung und Vertrag nutzen.

Wechselbar mit Verlust. Ein Wechsel wäre möglich, aber etwas bliebe zurück: die Historie, die Berechtigungsstruktur, die Konfiguration. Halten Sie genau fest, was verloren ginge. Mitunter lässt sich der Verlust verkleinern, bevor er eintritt, etwa durch einen regelmäßigen Export der fehlenden Teile oder durch eine Dokumentation der Konfiguration, die heute nur im System steht.

Praktisch nicht wechselbar. Die Daten kommen nicht oder nur in einer Form heraus, die niemand weiterverwenden kann. Das ist kein Grund zur Panik und keine Aufforderung zum sofortigen Wechsel, aber es ist eine Information, die in die nächste Vertragsverhandlung und in jede Anforderung an einen künftigen Dienst gehört: ein offenes, beschriebenes Austauschformat als Bedingung.

In allen drei Fällen ist erst jetzt der richtige Zeitpunkt, Alternativen anzusehen. Wer seine Ausstiegsfähigkeit kennt, vergleicht anhand dessen, was ihn tatsächlich bindet, und nicht anhand von Merkmallisten; die Kriterien dafür stehen in Alternativen vergleichen: Kriterien und Zielkonflikte. Wie sich dieser Schritt in den Gesamtablauf einfügt, steht im Leitfaden Digitale Abhängigkeiten erkennen und gestalten.

Häufige Fragen

Der Anbieter bietet keinen Export an. Was jetzt?

Dann ist das Ihr Ergebnis, und es ist deutlich. Fragen Sie schriftlich nach dem Verfahren für einen Wechsel und nach den Formaten, in denen die Daten herausgegeben würden, und halten Sie die Antwort mit Datum fest. Bleibt sie aus, lautet die Einordnung „praktisch nicht wechselbar". Ob Ihnen gegenüber diesem Anbieter Rechte aus der Datenverordnung zustehen, ist eine Frage für Ihre Rechtsberatung.

Reicht es, wenn die IT bestätigt, dass ein Export möglich ist?

Nein, wenn die Bestätigung aus der Produktbeschreibung stammt. Die Frage lautet nicht, ob es eine Exportfunktion gibt, sondern was sie liefert. Bitten Sie um das Ergebnis eines tatsächlichen Probeexports mit Zählung und Stichprobe. Das ist überschaubare Arbeit und ersetzt eine Vermutung durch einen Befund.

Wie gehen wir mit Daten um, die in KI-Diensten stecken?

Wie mit jeder anderen Konfiguration, nur mit mehr Sorgfalt. Prüfen Sie nicht nur, ob sich Eingaben und Ergebnisse exportieren lassen, sondern ob die Anweisungen, Vorlagen und ausgewählten Dokumente, mit denen Ihre Leute arbeiten, an einer anderen Stelle weiterverwendbar wären. Liegen sie nur im Dienst selbst, ist ein regelmäßiger Export oder eine eigene Ablage dieser Bestände die einfachste Maßnahme. Wie Sie diesen Kontext als Unternehmensbestand führen, steht in Den Kontext behalten: Wissen, Zugriff und Weiternutzung.