Alternativen vergleichen: Kriterien und Zielkonflikte

Kurz gesagt

Merkmallisten vergleichen, was Anbieter gut darstellen können, und lassen aus, was Sie später binden wird. Ein brauchbarer Vergleich beginnt deshalb nicht beim Angebot, sondern bei Ihrer Lage: bei dem Vorgang, den der Dienst trägt, und bei dem, was Sie heute am Wechsel hindert. Daraus entstehen wenige Ausschlusskriterien und einige Abwägungskriterien, und die Zielkonflikte zwischen ihnen werden benannt statt verrechnet. Für Ihr Unternehmen heißt das: Am Ende steht eine Entscheidung, die festhält, welche Abhängigkeit Sie bewusst neu eingehen.

Warum Merkmallisten in die Irre führen

Wer Alternativen zu einem Dienst sucht, bekommt schnell Vergleichstabellen: Zeilen mit Funktionen, Spalten mit Anbietern, Häkchen in den Zellen. Solche Tabellen sind nicht falsch, aber sie haben zwei eingebaute Schwächen.

Die erste ist die Auswahl der Zeilen. In eine Merkmalliste kommt, was sich als Funktion beschreiben und abhaken lässt. Wie vollständig Ihre Daten beim Ausstieg herauskommen, wer im Betrieb auf sie zugreifen kann oder wie sich der Preis in drei Jahren entwickeln darf, lässt sich nicht abhaken und fehlt deshalb leicht. Gerade diese Eigenschaften entscheiden aber darüber, ob der neue Dienst Sie freier macht als der alte oder nur anders gebunden.

Die zweite Schwäche ist die Zählung. Wer Häkchen zählt, wählt das Produkt mit den meisten Funktionen, und das muss nicht das Produkt sein, das Ihren Vorgang am besten trägt. Ein Dienst mit hundert Funktionen, von denen Sie zwölf brauchen, ist nicht besser als einer mit zwanzig, der alle zwölf gut kann. Er ist womöglich nur schwerer zu verlassen, weil Ihre Leute mit der Zeit auch Funktionen benutzen, die sie nie gesucht haben.

Der Vergleich, um den es hier geht, dreht deshalb die Richtung um. Er fragt nicht, was die Angebote können, sondern was Ihr Vorgang braucht und woran Sie heute gebunden sind.

Der Vergleich beginnt mit Ihrer Lage

Wenn Sie den Ablauf aus dem Leitfaden Digitale Abhängigkeiten erkennen und gestalten durchlaufen haben, liegen die Grundlagen für den Vergleich bereits vor. Drei Ergebnisse der vorherigen Schritte werden hier zu Anforderungen.

Aus der Bewertung: welcher Geschäftsvorgang an diesem Dienst hängt, ob er nach außen wirkt und wie lange der Betrieb ohne ihn durchhält. Daraus folgt, was ein Ersatz mindestens leisten muss und wie schnell er arbeitsfähig sein muss. Der Maßstab dafür steht in Welche Abhängigkeit wirklich gefährlich ist.

Aus der Wechselprüfung: was Sie heute am Wechsel hindert. Wenn beim Probeexport die Historie, die Berechtigungen oder die Konfiguration verloren gingen, ist genau das die Anforderung an den nächsten Dienst. Wer diese Lehre nicht in den Vergleich mitnimmt, riskiert einen Nachfolger, der an derselben Stelle bindet. Wie die Wechselprüfung abläuft, steht in Wechselmöglichkeit prüfen: Export, Weiterverwendung, Betrieb.

Aus der Prüfung der Anbieterzusagen: welche Angaben zu Standort, Eigentum, Unterauftragnehmern und Zugriff Sie für diesen Vorgang brauchen. Diese Angaben verlangen Sie von jeder Alternative in derselben Form. Welche vier es sind, steht in Warum der Serverstandort die Frage nicht beantwortet.

Schreiben Sie diese Anforderungen auf, bevor Sie das erste Angebot ansehen. Wer mit den Angeboten beginnt, übernimmt deren Gliederung, und dann fehlen im Vergleich genau die Zeilen, die in keinem Prospekt stehen.

Zwei Arten von Kriterien

Nicht jedes Kriterium hat dasselbe Gewicht, und die wichtigste Unterscheidung ist die zwischen Ausschluss und Abwägung.

Ausschlusskriterien sind Bedingungen, ohne die ein Angebot nicht in Frage kommt. Sie werden mit Ja oder Nein beantwortet, und ein Nein beendet die Betrachtung dieses Angebots. Beispiele: Der Dienst muss einen vollständigen Export in einem beschriebenen, offenen Format bieten. Der Anbieter muss seine Unterauftragnehmer benennen. Der Dienst muss den Vorgang tragen, ohne dass ein zweites Werkzeug nötig wird.

Ausschlusskriterien sollten wenige sein, und jedes muss sich prüfen lassen. Eine lange Liste von Muss-Bedingungen schließt am Ende alle Angebote aus oder wird beim ersten Konflikt stillschweigend aufgeweicht. Beides entwertet sie.

Abwägungskriterien sind Eigenschaften, bei denen mehr besser ist, aber kein Wert allein entscheidet: Bedienbarkeit, Kosten über die Laufzeit, Qualität der Unterstützung, Reife des Produkts. Zwischen ihnen wird abgewogen, und dabei entstehen die Zielkonflikte, um die es weiter unten geht.

Die Kriterien im Einzelnen

Sieben Kriteriengruppen decken ab, was bei einem Dienst zählt, der einen wichtigen Vorgang tragen soll. Welche davon für Sie Ausschlusskriterien enthalten, hängt von Ihrer Lage ab.

Eignung für den Vorgang. Trägt der Dienst den Vorgang, für den er gebraucht wird, vollständig und ohne Umwege? Prüfen lässt sich das nur an einem echten Vorgang, nicht an einer Vorführung. Lassen Sie die Menschen, die den Vorgang heute erledigen, ihn im Testzugang einmal durchspielen, mit echten, aber unkritischen Daten.

Ausstiegsfähigkeit. Wie gut käme man aus diesem Dienst wieder heraus? Diese Eigenschaft fehlt in Merkmallisten leicht, und sie lässt sich vor Vertragsschluss prüfen: Legen Sie im Testzugang Daten an und exportieren Sie sie wieder, nach demselben Verfahren wie bei der Wechselprüfung.

Zugriff und Rechtsraum. Wo liegen die Daten, wem gehört der Anbieter, wen beauftragt er, und wer kann im Betrieb tatsächlich zugreifen? Diese vier Angaben gehören für jede Alternative in dieselbe Zeile, mit Quelle und Datum.

Vertrag und Kosten über die Laufzeit. Nicht der Listenpreis zählt, sondern was der Dienst über die geplante Nutzungsdauer kostet: Preisanpassungsklauseln, Kopplung an die Zahl der Nutzer, Mindestlaufzeiten, Kosten für Funktionen, die heute enthalten sind und später gesondert berechnet werden könnten. Dazu kommen die Kosten des Umstiegs selbst, also Migration, Einrichtung und Einarbeitung.

Betrieb und Unterstützung. Wer betreibt den Dienst, welche Verfügbarkeit wird zugesagt, und wie erreichen Sie im Störungsfall jemanden, der das Problem lösen kann? Fragen Sie nach dem tatsächlichen Ablauf einer Störungsmeldung, nicht nach der Zusage.

Beständigkeit des Angebots. Wie wahrscheinlich ist es, dass der Dienst in fünf Jahren in ähnlicher Form noch besteht? Diese Frage lässt sich nicht sicher beantworten, und ein Vergleich sollte nicht so tun, als ließe sie sich. Brauchbare Anhaltspunkte sind die Dauer, seit der das Produkt am Markt ist, die Eigentümerstruktur und der Umgang des Anbieters mit früheren Produktänderungen. Sie sind Hinweise, keine Belege.

Eigener Aufwand. Was müssen Sie selbst leisten, um den Dienst einzuführen und zu betreiben? Ein Dienst, der mehr Kontrolle bietet, kann mehr eigenes Können verlangen. Das ist kein Nachteil, solange dieses Können im Haus vorhanden ist oder aufgebaut werden soll.

Zielkonflikte benennen statt verrechnen

Kein Angebot ist in allen Gruppen das beste. Zwischen einigen Kriterien bestehen Spannungen, die sich nicht auflösen lassen, sondern entschieden werden müssen. Vier davon liegen bei digitalen Diensten besonders nahe.

Funktionsumfang gegen Ausstiegsfähigkeit. Ein Dienst, der viele Aufgaben unter einem Dach erledigt, ist bequem und spart Schnittstellen. Er bindet aber auch mehr Vorgänge an einen Anbieter, und ein Ausstieg betrifft dann nicht einen Vorgang, sondern viele. Mehrere spezialisierte Dienste können einzeln leichter zu ersetzen sein, sofern ihre Daten und Schnittstellen es zulassen, und verlangen dafür mehr Pflege der Übergänge.

Rechtsraum und Zugriff gegen Funktionsreife. Ein Angebot, das bei Eigentum, Unterauftragnehmern und Zugriff überzeugt, kann bei Funktionsumfang, Integration oder Verbreitung zurückliegen, und umgekehrt. Welche Seite schwerer wiegt, hängt von den Daten ab, um die es geht, und davon, welche Auskünfte Sie Kunden und Prüfern geben müssen.

Preis heute gegen Preisrisiko morgen. Ein günstiger Einstieg mit weitreichendem Recht des Anbieters zur Preisanpassung kann über die Laufzeit teurer sein als ein höherer Preis mit fester Regel. Vergleichen Sie deshalb nicht nur Preise, sondern Preisregeln.

Selbst betreiben gegen betreiben lassen. Ein selbst betriebener oder bei einem Dienstleister Ihrer Wahl gehosteter Dienst gibt Ihnen mehr Kontrolle über Daten und Änderungen. Er verlagert aber Betrieb, Aktualisierung und Störungsbehebung zu Ihnen oder Ihrem Dienstleister. Mehr Kontrolle ist nur dann ein Gewinn, wenn jemand sie ausüben kann.

Für alle vier gilt dieselbe Regel: nicht verrechnen, sondern entscheiden und aufschreiben. Warum eine Punktwertung hier nicht hilft, ist im Bewertungsmaßstab unter Warum keine Punkte und keine Wahrscheinlichkeiten begründet; für Zielkonflikte gilt dasselbe. Ein Satz wie „Wir nehmen einen geringeren Funktionsumfang in Kauf, weil bei diesen Daten die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden Vorrang hat" ist eine Entscheidung, die sich in zwei Jahren noch nachvollziehen und überprüfen lässt.

Wie ein fairer Vergleich aussieht

Ob Sie drei Angebote intern vergleichen oder eine Vorlage für die Geschäftsführung erstellen: Vier Regeln entscheiden darüber, ob der Vergleich trägt.

Gleiche Maßstäbe für alle. Jede Alternative wird mit denselben Fragen geprüft, einschließlich des heutigen Dienstes. Der Anbieter, bei dem Sie heute sind, gehört mit in den Vergleich; Bleiben ist ebenfalls eine Alternative und verdient dieselbe Prüfung.

Jede Angabe mit Stand. Zu jedem Merkmal gehört, auf welchen Tarif und welche Version es sich bezieht, wann es geprüft wurde und woher es stammt. Anbieter ändern Tarife und Funktionen, und ein Vergleich ohne diese Angaben ist nach wenigen Monaten nicht mehr zu deuten.

Anbieterangabe und eigener Test getrennt. Was der Anbieter zusagt und was Sie selbst geprüft haben, steht nicht in derselben Form im Vergleich. Eine Zusage auf der Produktseite und ein erfolgreicher Probeexport im Testzugang sind unterschiedlich viel wert, und die Vorlage sollte das zeigen.

Unbekanntes offenlassen. Wenn eine Angabe fehlt, bleibt das Feld leer und wird als offen markiert. Ein leeres Feld ist kein Nein und kein Ja. Wer Lücken mit Vermutungen füllt, bekommt einen vollständig aussehenden Vergleich, der an genau den Stellen falsch ist, an denen niemand nachgesehen hat.

Diese Regeln sind auch der Grund, warum dieser Artikel keine Anbieter nennt. Ein Vergleich, der sie einhält, braucht je Merkmal Tarif, Version, Prüfdatum und Quelle, und er veraltet mit jeder Produktänderung. Kriterien veralten langsamer.

Das Kriterienraster

Das Raster fasst die Kriteriengruppen in einer Form zusammen, die sich für jede Alternative gleich ausfüllen lässt.

Ergänzen Sie für jede Zeile zwei Spalten je Alternative: die Antwort und ihren Stand, also Datum, Tarif und ob es sich um eine Anbieterangabe oder einen eigenen Test handelt. Markieren Sie die Zeilen, die für Sie Ausschlusskriterien enthalten, bevor Sie die erste Alternative eintragen.

Was am Ende stehen sollte

Das Ergebnis des Vergleichs ist keine Rangliste, sondern eine kurze Entscheidungsvorlage. Sie hält fest, welche Alternativen geprüft wurden, welche an einem Ausschlusskriterium gescheitert sind, welche Zielkonflikte bei der verbleibenden Wahl bestehen und wie sie entschieden wurden. Eine Vorlage, die Gründe, Annahmen und einen Termin zur Überprüfung festhält, beschreibt Das Entscheidungsjournal: Gründe festhalten und später prüfen.

Ein Punkt gehört ausdrücklich hinein: welche neue Abhängigkeit Sie mit der Entscheidung eingehen. Jeder Dienst, den Sie wählen, ist wieder ein Eintrag auf Ihrer Liste. Wer das bei der Auswahl festhält, bewertet ihn beim nächsten Durchgang mit demselben Maßstab wie alle anderen und muss seine eigene Entscheidung nicht später wiederentdecken. Wie der Umstieg auf die gewählte Alternative geplant wird, steht in Einen Umstieg planen: Reihenfolge, Aufwand, Prioritäten.

Häufige Fragen

Sollten wir europäische Anbieter grundsätzlich bevorzugen?

Die Herkunft eines Anbieters ist ein Kriterium, aber sie ersetzt die übrigen nicht. Ein europäischer Anbieter kann bei Zugriff und Rechtsraum überzeugen und trotzdem an der Ausstiegsfähigkeit scheitern, etwa wenn sein Datenformat proprietär ist. Die Herkunft gehört in die Zeile „Zugriff und Rechtsraum", als Teil der Angabe, wem der Anbieter gehört und welchem Recht er unterliegt. Wenn sie für bestimmte Daten ein Ausschlusskriterium sein soll, entscheiden Sie das vorher und schreiben es auf.

Wie viele Alternativen sollten wir vergleichen?

So wenige, wie für eine begründete Entscheidung nötig sind. Als Richtwert: zwei oder drei ernsthafte Alternativen neben dem heutigen Dienst. Mehr Kandidaten erhöhen den Prüfaufwand deutlich, weil der Probeexport und der Test mit einem echten Vorgang für jeden einzeln anfallen. Die Vorauswahl lässt sich mit den Ausschlusskriterien treffen, bevor der aufwendige Teil beginnt.

Was tun wir, wenn keine Alternative alle Ausschlusskriterien erfüllt?

Dann ist das ein Ergebnis, und es hat zwei mögliche Folgen. Entweder war eines der Kriterien schärfer formuliert als nötig; dann ändern Sie es bewusst und begründet, nicht stillschweigend. Oder die Kriterien stimmen, und es gibt derzeit keinen besseren Dienst. Dann bleiben Sie, aber mit einer anderen Haltung: Sie kennen die Lücke, können sie mit Sofortmaßnahmen wie regelmäßigen Exporten verkleinern und wissen, wonach Sie beim nächsten Durchgang suchen.

Brauchen wir für den Vergleich externe Unterstützung?

Für die Kriterien und die Zielkonflikte nicht unbedingt, denn sie hängen an Ihrer Lage, und die kennen Sie am besten. Externe Unterstützung kann bei der technischen Prüfung helfen, etwa beim Probeexport in ein fremdes System, oder wenn Vertragsklauseln rechtlich bewertet werden müssen. Achten Sie darauf, dass eine beratende Stelle ihre eigenen Bindungen an Anbieter offenlegt; auch ein Vergleich hat eine Herkunft.