Kurz gesagt

Eine KI kann nur mit dem arbeiten, was sie bekommt, und ohne Ihren Kontext antwortet sie auf eine allgemeine Frage statt auf Ihre. Für eine Führungsentscheidung braucht sie fünf Dinge: die Frage, Ihre Kriterien, Ihre eigenen Zahlen mit Stand und Herkunft, die Rahmenbedingungen und das, was ausdrücklich offen ist. Entscheidend ist die Kennzeichnung, denn eine Annahme, die wie eine Tatsache aussieht, kann in der Antwort als Tatsache zurückkommen. Für Ihr Unternehmen heißt das: Ein sauberes Briefing ist die Voraussetzung dafür, dass die Antwort zu Ihrer Lage passt.

Das Problem der allgemeinen Antwort

Wer einer KI eine Entscheidungsfrage stellt, bekommt eine Antwort, die brauchbar klingt. Das ist zugleich ihre Stärke und das Problem. Fragt eine Geschäftsführerin, ob sich eine neue Fertigungslinie lohnt, erhält sie eine Liste von Gesichtspunkten, die für jede Fertigungslinie in jedem Unternehmen gelten: Auslastung, Finanzierung, Wartung, Fachkräfte. Nichts daran ist falsch, und nichts daran betrifft ihre Entscheidung.

Die Antwort bleibt allgemein, weil die Frage allgemein war. Eine KI kennt weder Ihre Auftragslage noch Ihre Finanzierungsbedingungen noch den Umstand, dass Ihr wichtigster Kunde im nächsten Jahr neu ausschreibt. Was sie nicht bekommt, kann sie durch das Übliche ersetzen. Und weil das Übliche flüssig formuliert ist, fällt kaum auf, dass es nicht Ihr Fall ist.

Dieser Baustein beschreibt, was Sie der KI mitgeben, damit aus der allgemeinen Antwort eine wird, die Ihre Lage behandelt. Wie sich dieser Schritt in den gesamten Ablauf einer Entscheidungsvorbereitung einfügt, steht im Leitfaden Entscheidungen mit KI vorbereiten, ohne sie abzugeben.

Fünf Bestandteile eines Kontextbriefings

Ein Kontextbriefing ist die schriftliche Zusammenstellung dessen, was für die Entscheidung gilt. Es ist kein langer Text, sondern eine geordnete Sammlung aus fünf Teilen, zu denen in der Vorlage unten noch der Auftrag an die KI kommt.

Die Frage

Die Frage steht am Anfang, und zwar als Entscheidungsfrage mit den Optionen, die Sie bereits sehen, und dem Zeitpunkt, bis zu dem entschieden sein muss. Eine KI kann weitere Optionen vorschlagen; das kann sie besser, wenn sie weiß, welche Sie schon kennen. Woran Sie eine Entscheidungsfrage von einer Betrachtung unterscheiden, steht im Leitfaden unter Entscheidungen mit KI vorbereiten, ohne sie abzugeben.

Die Kriterien

Die Kriterien und ihre Gewichtung, die Sie vorher festgelegt haben, gehören ins Briefing, mit dem wichtigsten zuerst. Das ist die Stelle, an der Führung stattfindet: Welche Kriterien zählen und wie sie gewichtet werden, entscheiden Sie und nicht die Maschine. Wer die Kriterien offenlässt, bekommt Kriterien geliefert, und zwar die allgemeinen.

Die eigenen Zahlen, mit Stand und Herkunft

Hierher gehören die Zahlen, die Ihre Lage von jeder anderen unterscheiden: heutige Kosten, Angebotspreise, Mengen, Laufzeiten, interne Aufwände, Fristen. Zu jeder Zahl gehören zwei Angaben.

Der Stand, also wann die Zahl galt. Ein Angebot vom Frühjahr kann im Herbst überholt sein, eine Auslastungszahl aus dem Vorjahr beschreibt nicht das laufende.

Die Herkunft, also woher Sie die Zahl haben: aus der Buchhaltung, aus einem Angebot, aus einer Schätzung der IT, aus einer Vermutung. Dieselbe Idee steht hinter der Spalte „Woher wir es wissen" in Die eigenen digitalen Abhängigkeiten erfassen. Sie verhindert, dass eine Vermutung im weiteren Verlauf als Tatsache gelesen wird.

Die Rahmenbedingungen

Was steht fest und ist nicht Gegenstand der Entscheidung? Ein Budgetdeckel, ein laufender Vertrag, eine Zusage an einen Kunden, eine Entscheidung, die bereits gefallen ist, eine Person, ohne die ein bestimmter Weg nicht gangbar ist. Rahmenbedingungen verhindern, dass die KI Wege vorschlägt, die für Sie ausgeschlossen sind, und dass Sie Zeit damit verbringen, diese Wege wieder auszusortieren.

Was offen ist

Der unscheinbarste Teil ist der wichtigste. Schreiben Sie ausdrücklich auf, was Sie nicht wissen: die Antwort eines Anbieters, die noch aussteht; eine Kostenschätzung, die niemand belastbar abgeben kann; die Entwicklung eines Marktes. Eine KI, der Sie offene Punkte nicht nennen, füllt sie womöglich mit plausiblen Annahmen, und Sie sehen der Antwort nicht an, an welcher Stelle das geschehen ist.

Tatsache, Annahme, Präferenz: die Kennzeichnung

Das Material einer Entscheidung besteht aus drei Sorten von Aussagen, und sie sehen im Text gleich aus.

Tatsachen sind Aussagen, die sich an einer Quelle prüfen lassen: der Angebotspreis, die Vertragslaufzeit, die Zahl der Nutzer.

Annahmen sind Aussagen über das, was vermutlich zutrifft oder eintreten wird: dass die Einarbeitung in ein neues Werkzeug ein Quartal dauert, dass der Anbieter die Preise in drei Jahren erneut erhöht, dass ein Kunde bleibt.

Präferenzen sind Aussagen darüber, was Ihnen wichtig ist: dass Sie lieber mehr zahlen, als von einem einzigen Anbieter abzuhängen; dass Sie in diesem Jahr kein weiteres großes Projekt wollen.

Kennzeichnen Sie im Briefing jede wesentliche Aussage mit ihrer Sorte. Der Aufwand ist gering, und er lohnt sich: Eine KI kann eine gekennzeichnete Annahme als solche behandeln, sie hinterfragen und sagen, was sich ändert, wenn sie nicht zutrifft. Eine ungekennzeichnete Annahme kann in der Antwort als Tatsache zurückkommen, und nach zwei Rückfragen weiß niemand mehr, dass sie einmal eine Vermutung war. Wie Sie Annahmen anschließend gezielt prüfen, steht in Annahmen und Gegenargumente mit KI prüfen.

Was nicht in das Briefing gehört

Mehr Material ist nicht automatisch besser. Drei Dinge gehören nicht hinein.

Material ohne Bezug zur Frage. Ein vollständiger Jahresabschluss, ein ganzer Vertrag, eine lange Mailkette. Solche Unterlagen verdünnen das, worauf es ankommt, und je mehr Material vorliegt, desto schwerer lässt sich später nachvollziehen, worauf eine Antwort beruht. Ziehen Sie die Stellen heraus, die für die Entscheidung zählen, und nennen Sie die Quelle.

Wertungen, die als Beschreibung verkleidet sind. „Der Anbieter ist unzuverlässig" ist eine Wertung. „Der Anbieter hat zwei der letzten drei Liefertermine überschritten" ist eine Beschreibung. Die erste gibt der KI Ihr Urteil vor, die zweite lässt sie damit arbeiten.

Daten, die den Dienst nichts angehen. Welche Informationen Sie in welchen KI-Dienst geben dürfen, hängt von Ihren internen Regeln, Ihren Verträgen und bei personenbezogenen Daten vom Datenschutz ab. Für eine Entscheidungsvorbereitung kann eine Fassung ohne Namen, Kundennummern oder vertrauliche Konditionen Dritter genügen. Wer die KI mit weniger Material versorgt, gewinnt an Kontrolle darüber, wo das Material liegt; ob die Antwort darunter leidet, zeigt sich daran, ob sie Ihre Frage noch behandelt. Wie Sie die Kontrolle über das Wissen behalten, das Sie in einen KI-Dienst geben, steht in Den Kontext behalten: Wissen, Zugriff und Weiternutzung.

Das Kontextbriefing als Vorlage

Die folgende Gliederung lässt sich für jede Entscheidung verwenden und ist bewusst knapp gehalten.

Abschnitt Inhalt Kennzeichnung
Frage die Entscheidung in einem Satz, die bekannten Optionen, der Entscheidungstermin nicht nötig
Kriterien woran Optionen gemessen werden, das wichtigste zuerst Präferenz
Zahlen eigene Werte mit Stand und Herkunft je Zahl: Tatsache oder Annahme
Rahmen was feststeht und nicht verhandelt wird Tatsache
Offen was unbekannt ist und bis wann es sich klären könnte ausdrücklich offen
Auftrag was die KI tun soll: Optionen ergänzen, Gegenargumente liefern, Lücken benennen nicht nötig

Der letzte Abschnitt verdient einen eigenen Satz. Sagen Sie der KI, welche Rolle sie in diesem Schritt hat. „Entwickle weitere Optionen und nenne zu jeder, welche Annahme sie trägt" führt zu einer anderen Antwort als „Was würdest du tun?". Die zweite Frage lädt dazu ein, die Entscheidung abzugeben, und diese Einladung sollte eine Geschäftsführung nicht aussprechen.

Das Briefing ist selbst ein Ergebnis

Das Kontextbriefing hat einen Nutzen, der von der KI unabhängig ist. Wer es schreibt, stellt fest, dass eine Zahl fehlt, dass zwei Kriterien sich widersprechen oder dass die Frage bei genauem Hinsehen eine andere ist. Diese Klärung kann mehr wert sein als die spätere Antwort.

Bewahren Sie das Briefing auf. Es beschreibt, was Sie zum Zeitpunkt der Entscheidung wussten und annahmen, und genau das braucht das Entscheidungsjournal, wenn Sie die Entscheidung später überprüfen. Und es ist wiederverwendbar: Die Kriterien und Rahmenbedingungen einer Investitionsentscheidung gelten womöglich auch für die nächste.

Wie ein Kontextbriefing für eine konkrete Entscheidung aussieht, mit gekennzeichneten Tatsachen, Annahmen und offenen Punkten, zeigt das konstruierte Beispiel in Eine Investitionsentscheidung mit KI vorbereiten: ein Beispiel.

Häufige Fragen

Wie ausführlich muss das Briefing sein?

So kurz wie möglich und so vollständig, dass die fünf Teile gefüllt sind. Ein Briefing, das immer länger wird, enthält vermutlich Material ohne Bezug zur Frage. Kürzen Sie dann nicht die Kennzeichnung, sondern das Material.

Können wir das Briefing nicht einfach von der KI erstellen lassen?

Teilweise. Eine KI kann aus vorhandenen Unterlagen einen Entwurf zusammenstellen und fragen, was fehlt. Die Kriterien, ihre Gewichtung und die Kennzeichnung als Tatsache, Annahme oder Präferenz sollten Sie selbst setzen, denn genau dort steckt Ihr Urteil. Ein Briefing, das die KI allein erstellt hat, beschreibt die Lage so, wie sie aus den Unterlagen erscheint, und nicht so, wie Sie sie einschätzen.

Was, wenn wir wichtige Zahlen nicht haben?

Dann steht genau das im Abschnitt „Offen". Eine fehlende Zahl ist ein Befund, und vielleicht der wichtigste des ganzen Briefings. Fragen Sie die KI in diesem Fall ausdrücklich, wie empfindlich die Entscheidung auf diese Zahl reagiert, und rechnen Sie die Antwort nach, wie in KI-Antworten prüfen: Quellen, Lücken und scheinbare Gewissheit beschrieben. Die Antwort sagt Ihnen, ob es sich lohnt, die Zahl zu beschaffen, bevor Sie entscheiden.

Gilt das nur für große Entscheidungen?

Der Aufwand lohnt für Entscheidungen, die schwer rückgängig zu machen sind: Investitionen, Anbieterwechsel, Personalentscheidungen, Verträge mit langer Laufzeit. Für Routinefragen genügt eine gut gestellte Frage. Die Faustregel: Wenn Sie in einem Jahr erklären müssten, warum Sie so entschieden haben, lohnt das Briefing.