Die Wechselfähigkeit in Verhandlung und Vertrag nutzen

Kurz gesagt

Das Ergebnis Ihrer Wechselprüfung ist kein Druckmittel, sondern eine Grundlage: Sie können begründet einschätzen, was ein Wechsel kosten würde, wie lange er dauerte und was dabei verloren ginge. Damit können Sie im Preisgespräch begründet sagen, wo Ihre Grenze liegt, statt zu vermuten. Wichtiger als der Preis kann der Vertrag sein, denn dort entscheidet sich, ob Sie beim nächsten Mal besser dastehen. Für Ihr Unternehmen heißt das: Auch wer heute nicht wechseln kann, sollte so verhandeln, dass er es beim nächsten Mal könnte.

Wofür die Wechselprüfung in einer Verhandlung taugt

Die Wechselprüfung beantwortet eine Frage, die in jedem Gespräch über geänderte Konditionen mitschwingt: Was geschähe, wenn Sie nicht zustimmen? Ohne Prüfung ist die Antwort eine Vermutung, und womöglich eine, die niemand im Raum laut ausspricht. Mit Prüfung ist sie eine Rechnung, die Sie kennen.

Das heißt nicht, dass Sie diese Rechnung auf den Tisch legen müssen. Ihr erster Nutzen liegt bei Ihnen selbst: Sie wissen, bis zu welchem Punkt ein Angebot für Sie besser ist als der Wechsel, und ab welchem Punkt nicht mehr. Dieser Punkt ist Ihre Grenze. Wer sie kennt, muss sie im Gespräch nicht erst suchen und kann jedes Zugeständnis an ihr messen.

Wie die Wechselprüfung abläuft und welche drei Einordnungen sie liefert, steht in Wechselmöglichkeit prüfen: Export, Weiterverwendung, Betrieb. Dieser Baustein setzt dort an, wo das Ergebnis vorliegt.

Die Ausgangslage ehrlich lesen

Die drei Einordnungen der Wechselprüfung führen in drei verschiedene Verhandlungslagen, und es hilft, die eigene nicht schöner zu lesen, als sie ist.

Wechselbar. Die Daten kommen vollständig heraus, lassen sich weiterverwenden, und der Übergang wäre planbar. Sie haben einen möglichen Ausweg. Zu einer Alternative, die Sie im Gespräch benennen können, wird er, wenn ein Ersatz geprüft ist, wie in Alternativen vergleichen: Kriterien und Zielkonflikte beschrieben. Das ist die günstigste Lage, und sie ist vergänglich: Sie gilt nur, solange Probeexport und Alternativen aktuell sind.

Wechselbar mit Verlust. Ein Wechsel wäre möglich, aber etwas bliebe zurück, etwa die Historie, die Berechtigungen oder die Konfiguration. Bei sonst gleichen Kosten liegt Ihre Grenze hier höher als im ersten Fall, weil der Verlust mitgerechnet werden muss. Dafür wissen Sie genau, was Sie im Vertrag verbessern wollen: den Teil, der heute nicht mitkommt.

Praktisch nicht wechselbar. Die Daten kommen nicht oder nur unbrauchbar heraus, oder der Übergang würde länger dauern, als der Betrieb es verträgt. In dieser Lage einen Wechsel anzudrohen, den Sie nicht vollziehen könnten, trägt nur, solange der Anbieter die Drohung glaubt. Sinnvoller ist, die Lage anzuerkennen und die Verhandlung auf das zu richten, was sie beim nächsten Mal verbessert.

In allen drei Lagen gilt: Das Gespräch über den Preis ist nur die Hälfte. Die andere Hälfte ist der Vertrag, und in der dritten Lage ist sie die wichtigere.

Die Vorbereitung: Rechnung, Grenze, Zeitachse

Vor dem Gespräch stehen drei Dinge fest, und alle drei lassen sich aus der bisherigen Arbeit ableiten.

Die Rechnung. Was kostet das Bleiben über die geplante Nutzungsdauer, und was kostet der Wechsel, einschließlich Übergang, Einarbeitung und dessen, was verloren ginge? Die Posten für den Wechsel stehen in der Aufwandsübersicht in Einen Umstieg planen: Reihenfolge, Aufwand, Prioritäten, die Kosten über die Laufzeit gehören zu den Kriterien in Alternativen vergleichen: Kriterien und Zielkonflikte. Eine grobe Rechnung genügt, solange ihre Annahmen aufgeschrieben sind.

Die Grenze. Aus der Rechnung ergibt sich, ab welchem Preis oder welchen Bedingungen der Wechsel günstiger wäre als das Bleiben. Ist ein Wechsel praktisch nicht möglich, fehlt dieser Vergleich; dann ist die Grenze der Punkt, ab dem das Bleiben nicht mehr tragbar wäre. Diese Frage stellt der Bewertungsmaßstab im zweiten Weg, bei der Frage, ob Sie einer Preisänderung ausweichen könnten; sie steht in Welche Abhängigkeit wirklich gefährlich ist. Die Grenze legt die Geschäftsführung fest, vor dem Gespräch und nicht im Gespräch.

Die Zeitachse. Wann läuft der Vertrag aus, welche Kündigungsfrist gilt, und wie lange würde ein Ersatz dauern? Vergleichen Sie die Ersatzdauer mit der Zeit bis zum frühesten Ausstieg, den Vertragsende und Kündigungsfrist zusammen zulassen. Reicht diese Zeit nicht für einen Ersatz, haben Sie für dieses Gespräch keine glaubwürdige Ausweichmöglichkeit, und die Verhandlung sollte sich auf den Vertrag konzentrieren. Reicht sie, haben Sie eine.

Was sich verhandeln lässt

Mit dieser Vorbereitung lassen sich im Gespräch mehr Dinge ansprechen als der Preis. Welche davon erreichbar sind, hängt vom Anbieter und von Ihrer Lage ab; die folgende Liste beschreibt, was Sie fordern können, nicht, was Sie bekommen.

Preis und Preisregel. Nicht nur die Höhe, sondern die Regel, nach der sich der Preis künftig ändern darf: eine feste Staffel, eine Obergrenze für Anpassungen, eine Bindung an einen nachvollziehbaren Maßstab. Eine gute Preisregel kann mehr wert sein als ein niedriger Einstieg.

Laufzeit und Ausstiegspunkte. Eine kürzere Laufzeit oder ein Zeitpunkt, zu dem Sie ohne großen Aufwand aussteigen können. Beides gibt Ihnen beim nächsten Mal eine bessere Zeitachse.

Die Bedingungen des Ausstiegs. Was bei einer Beendigung mit Ihren Daten geschieht, in welchem Format und Umfang sie herausgegeben werden und welche Unterstützung der Anbieter dabei leistet. In der dritten Lage ist das der Teil, der die Lage für die Zukunft verändern kann.

Was in den Vertrag gehört

Unabhängig vom Ergebnis des Preisgesprächs lohnt es, einige Punkte schriftlich festzuhalten, die Ihre Wechselfähigkeit sichern oder verbessern. Fünf davon ergeben sich aus den drei Ebenen der Wechselprüfung; Preisregel und Information über Änderungen kommen aus der Bewertung und der Anbieterprüfung.

Ob es für solche Verträge gesetzliche Vorgaben gibt, etwa aus der Datenverordnung der Europäischen Union, und was dort steht, ist in Wechselmöglichkeit prüfen wiedergegeben, mit Fundstellen und rechtlichem Hinweis. Ob diese Vorgaben für Ihren Vertrag gelten und wie eine Klausel formuliert sein muss, ist eine Frage für Ihre Rechtsberatung; dieser Baustein beschreibt, worauf Sie achten, nicht, wie der Vertrag lauten muss.

Wenn Sie heute nicht wechseln können

Die dritte Lage ist die unangenehmste. Eine Verhandlung ändert sie nicht sofort, kann aber die Ausgangslage für das nächste Mal verbessern.

Richten Sie das Gespräch dann auf drei Ziele. Das erste ist eine Preisregel, die bis zum nächsten Gespräch trägt, damit Sie nicht in derselben Lage erneut verhandeln müssen. Das zweite sind die Bedingungen des Ausstiegs aus der Tabelle oben, damit die Daten beim nächsten Mal vollständiger herauskommen. Das dritte liegt bei Ihnen selbst und braucht die Zustimmung des Anbieters nicht: den Bestand, der an das Produkt gebunden ist, nicht weiter wachsen zu lassen, etwa indem neue Daten zusätzlich in einem offenen Format abgelegt werden, soweit das Produkt ein solches Format ausgibt.

Legen Sie zugleich fest, wann die Wechselprüfung wiederholt wird, und zwar so, dass das Ergebnis vor dem nächsten Gespräch vorliegt. Dann zeigt sich vor diesem Gespräch, ob sich die Lage verändert hat.

Ein konstruiertes Beispiel

Das Beispiel ist erfunden und setzt den Fall aus dem Leitfaden fort: den Maschinenbauer, dessen Anbieter der Konstruktionssoftware auf ein Abonnement umstellt, bei dem sich die Kosten über drei Jahre verdreifachen. Der Probeexport hatte gezeigt, dass ein Wechsel teuer wäre, weil ältere Bauteilbibliotheken beim Import in ein anderes Produkt Verknüpfungen verlieren. Die Lage ist damit „wechselbar mit Verlust", nahe an „praktisch nicht wechselbar".

Vorbereitung. Die Geschäftsführung schreibt ihre Grenze auf, einen Preis, oberhalb dessen sie den Wechsel trotz der Verluste vorbereiten würde. Die Zeitachse ist ungünstig: Ein Ersatz würde länger dauern, als die Kündigungsfrist reicht. Sie entscheidet deshalb, das Gespräch vor allem auf den Vertrag zu richten.

Gespräch. Sie fordert drei Dinge: eine kürzere Laufzeit, eine feste Preisregel und eine schriftliche Beschreibung des Exportwegs für den gesamten Bestand. Die kürzere Laufzeit lehnt der Anbieter ab. Die Preisregel bekommt sie als feste Staffel über drei Jahre. Die Beschreibung des Exportwegs sagt er zu.

Eigene Maßnahme. Unabhängig vom Anbieter nimmt sie in die Anforderungen an jede künftige Konstruktionssoftware auf, dass sich der gesamte Bestand in einem offenen Austauschformat exportieren lässt.

Wie die Geschäftsführung anschließend entscheidet, ob sie das Angebot annimmt, zeigt die Fortsetzung in Eine Investitionsentscheidung mit KI vorbereiten: ein Beispiel.

Die Vorbereitung auf einer Seite

Das Ergebnis des Gesprächs halten Sie schriftlich fest: was vereinbart wurde, welche Forderung abgelehnt wurde und wann wieder hingesehen wird. Entscheidet die Geschäftsführung danach, ob sie das Angebot annimmt, gehört diese Entscheidung mit Gründen und Annahmen in ein Journal, wie es Das Entscheidungsjournal: Gründe festhalten und später prüfen beschreibt.

Häufige Fragen

Sollen wir dem Anbieter das Ergebnis des Probeexports zeigen?

Nicht zwingend. Die Rechnung ist in erster Linie Ihre Grundlage, nicht sein Beweis. In einer Lage, in der Sie wechseln könnten, kann es sinnvoll sein, das zu sagen; in einer Lage, in der Sie es nicht könnten, schadet es, etwas anderes zu behaupten. Ein einzelner Befund des Probeexports, etwa dass die Berechtigungen nicht mitkommen, kann dagegen ein guter Anlass sein, genau diesen Punkt im Vertrag zu verbessern.

Was, wenn der Anbieter keine Änderungen am Standardvertrag zulässt?

Dann ist das eine Information über die Abhängigkeit, und sie gehört in Ihre Bewertung. Halten Sie schriftlich fest, was Sie gefordert haben und wie die Antwort lautete. Die eigenen Maßnahmen, etwa eine offene Ablage neuer Daten und ein regelmäßiger Export, bleiben möglich, soweit das Produkt sie zulässt. Und beim nächsten Vergleich von Alternativen ist die Verhandlungsbereitschaft eines Anbieters ein Gesichtspunkt unter anderen.

Lohnt sich das auch bei kleinen Verträgen?

Die Vorbereitung lohnt für die Dienste, die im Bewertungsmaßstab in der ersten Gruppe stehen, unabhängig vom Vertragsvolumen. Ein günstiger Dienst, an dem ein Vorgang hängt, der nach außen wirkt, kann in einer Preis- oder Bedingungsänderung genauso wenig Ausweichmöglichkeit bieten wie ein teurer.